Задание 43. Экспортируйте из таблицы Студенты данные только о фамилиях, именах, отчествах, адресах и телефонах в документ Word и запрос Расписание в таблицу Excel вторым способом.
Задание 44. Экспортируйте в документ Word отчет по студентам любым возможным способом.
10. Макросы в Access
Макросы – это небольшие программы на языке макрокоманд системы Access. Каждая макрокоманда имеет свое имя и, возможно, один или несколько аргументов.
Макросы позволяют существенно расширить функциональные возможности созданной базы данных и настроить ее для конкретной группы пользователей. С помощью макросов можно выполнить практически все действия над объектами Access, а также можно определить реакцию базы данных на различные события в формах и отчетах (например, нажатие кнопок, изменение данных, открытие, закрытие и т.д.).
Для использования макросов не обязательно знать язык программирования, достаточно владеть основными приемами работы в MS Access. В отличие от модулей (процедур на языке Visual Basic for Application), макросы существуют отдельно от форм или отчетов, в которых они используются. Поэтому, когда макросов слишком много, их поддержка затруднительна.
10.1. Создание макросов
В MS Access имеются специальное средство для создания макросов – конструктор макросов. Открыть его можно одним из трех способов:
• нажатием кнопки Создать при открытой панели Макросы в окне базы данных;
• командой Макрос в меню Вставка;
• кнопкой Новый объект/Макрос на панели инструментов базы данных.
Окно конструктора макросов (рис. 36) аналогично окну конструктора таблиц, разделено на две части – панель описаний (верхняя часть) и панель аргументов (нижняя часть). Панель описаний состоит из нескольких столбцов. По умолчанию на экран выводятся два столбца – Макрокоманда и Примечание. Ячейки столбца Макрокоманда представляют собой поля со списком макрокоманд, из которого можно выбрать нужную. В столбце Примечание есть возможность ввести поясняющие комментарии. Когда поле Макрокоманда заполнено, в нижней части окна появляется панель аргументов, которая служит для ввода аргументов макрокоманды. Последовательность макрокоманд, записанная в окне конструктора макросов, определяет последовательность действий.
Задание 45. Создайте макрос Календарь, открывающий одноименную форму.
• Откройте конструктор макросов. Наш макрос будет состоять из одной макрокоманды – открытие формы.
• Для ввода макрокоманды можно выбрать в поле Макрокоманда из списка действие ОткрытьФорму или просто перетащить соответствующую форму из окна форм базы данных. При втором способе аргумент Имя формы заполняется автоматически, а при выборе команды из списка необходимо самостоятельно заполнить этот аргумент.
• Для того чтобы форма открывалась только для просмотра, не допуская внесения изменений, выберите соответствующее значение аргумента Режим данных.
• В строке Условие отбора можно вручную или при помощи Построителя выражений внести условие. В нашем случае условия нет.
• Запустите макрос одноименной командой из меню Запуск или кнопкой .
Задание 46. Создайте макрос СтудентыФакультета, открывающий в режиме просмотра одноименный отчет.
10.2. Создание групп макросов
Если макросов планируется достаточно много и их можно объединить в логические группы, удобно создать группы макросов (рис. 37). Для этого необходимо выполнить следующие действия.
1) Открыть конструктор макросов.
2) Добавить столбец Имя макроса через меню Вид/Имена макросов или кнопкой Имена макросов на панели инструментов базы данных.
3) В этот столбец ввести имя первого макроса.
4) В столбец Макрокоманда ввести последовательно все макрокоманды данного макроса.
5) Пропустить строку (несмотря на то, что пустые строки игнорируются при выполнении макросов, их рекомендуется использовать для удобства восприятия).
6) Повторить 3,4,5 шаги для каждого макроса группы.
Следует отметить, что для запуска одного макроса из группы используется его полное имя, то есть имя группы и через точку имя макроса. При обычном запуске из окна макросов выполняется только первый макрос группы. Запустить остальные макросы группы можно через меню Сервис/Макрос/ Выполнить макрос.
Задание 47. Создайте группу макросов ОткрытиеФорм, включающую три макроса (Студенты, Преподаватели, Дисциплины) открывающих соответствующие формы базы данных для просмотра с комментариями. Для этого:
• Отобразите столбец Имя макроса.
• Введите имя первого макроса, например, Студенты. Выберите макрокоманды для вывода сообщения и открытия соответствующей формы.
• Пропустите строку.
• Задайте имя следующего макроса, установите нужные действия.
• То же проделайте для каждого макроса группы.
• Сохраните группу макросов под именем ОткрытиеФорм.
10.4. Запуск макросов
Существует несколько способов запуска макросов. Среди них есть прямые, то есть когда макрос запускается непосредственно пользователем (именно так запускались созданные ранее макросы). Эти способы используются обычно для тестирования и отладки макросов. Когда макрос отлажен, создают специальную команду меню, кнопку или связывают макрос с некоторым событием в форме или отчете.
Рассмотрим возможные способы запуска макроса.
1. Через меню Сервис/Макрос/Выполнить макрос.
2. Из окна конструктора макроса меню Запуск или кнопками Запуск или По шагам.
3. Из окна макросов в окне базы данных (двойным щелчком по имени макроса или кнопкой Запустить).
(Перечисленные выше способы относятся к прямым способам запуска макросов.)
4. С помощью кнопок на панелях команд (панели инструментов, меню, контекстные меню).
5. С помощью комбинации клавиш.
6. Запуск макроса при открытии базы данных.
7. Назначение макроса событию.
Запуск макроса с помощью кнопок на панелях команд
Для запуска макросов бывает удобно создать специальную панель:
• Открыть окно макросов и выделить нужный макрос.
• В меню Сервис/Макрос выбрать одну из команд: Создать панель инструментов из макроса, Создать меню из макроса или Создать контекстное меню из макроса. После чего на экране появится панель команд выбранного вида.
• Для перехода в режим настройки объекта необходимо выбрать команду Настройка в меню Сервис или одноименную команду в контекстном меню панели инструментов.
• Далее на вкладке Команды выбрав категорию Все макросы (рис. 38) можно увидеть все созданные макросы и при помощи мыши перетащить нужные макросы на панель инструментов.
• Для изменения кнопок на панели инструментов можно воспользоваться кнопкой Изменить выделенный объект.
Задание 48. Создайте панель инструментов, поместив на нее все созданные макросы. Для макросов группы ОткрытиеФорм измените вид значков (рис. 39), выбрав рисунки из имеющихся и добавьте подпись. Для остальных макросов создайте свои собственные рисунки и всплывающие подсказки.
Запуск макроса при открытии базы данных
При открытии базы данных могут выполняться некоторые действия. Чаще всего, это открытие Главной кнопочной формы, вывод специальных меню и панелей инструментов. Для определения этих действий используется диалоговое окно Параметры запуска (меню Сервис/Параметры запуска).
Но иногда при запуске нужно выполнить более сложный набор действий, для чего и используют специальный макрос AutoExec. При открытии базы данных сначала выполняются действия, определенные в окне Параметры запуска, затем Access проверяет наличие макроса AutoExec и, если он есть, выполняет его.
Задание 49. Создайте макрос AutoExec, в котором обеспечьте вывод информационного окна с приветствием при открытии базы данных.
10.5. Назначение макроса событию
Наиболее часто макросы в Access используются для обработки событий. Событие – это любое действие, распознаваемое объектом. Событие происходит в результате действий пользователя, выполнения инструкций VBA или генерируются системой. Примеры событий: открытие формы, отчета, ввод данных в поле, выбор элемента списка, щелчок по экранной кнопке и т.д. Можно определить реакцию объекта на некоторое событие с помощью макросов.
В макросах, назначаемых событию, часто используются ссылки на формы, отчеты, их элементы управления и свойства. Такие ссылки имеют определенную форму:
ИмяСемейства ! ИмяОбъекта
ИмяСемейства ! ИмяОбъекта . ИмяСвойства
ИмяСемейства ! ИмяОбъекта ! ИмяЭлемента
ИмяСемейства ! ИмяОбъекта ! ИмяЭлемента . ИмяСвойства,
где ИмяСемейства – это формы (Forms) или отчеты (Reports);
ИмяОбъекта – имя формы или отчета;
ИмяЭлемента – имя элемента управления (поля, кнопки и т.п.);
ИмяСвойства – имя свойства объекта или элемента (вывод на экран, доступ и т.п.).
Если в именах встречаются пробелы – их необходимо заключать в квадратные скобки.
Например: Reports! ЛичнаяКарточка! [Номер Зачетной Книжки]
Forms! Студенты . Visible (свойство Visible определяет, будет ли форма видна на экране)
Forms! Подгруппы! КодПодгруппы.Enabled (свойство Enabled позволяет запретить или разрешить доступ к элементу)
На примерах рассмотрим некоторые возможности присвоения макросов событиям.
Задание 50. В форме Занятия реализуйте возможность фильтрации по коду дисциплины.
• Создайте новую форму СписокЗанятий по таблице Занятия с помощью мастера ленточных автоформ (чтобы весь список занятий выводился на экран).
• Откройте форму СписокЗанятий в режиме конструктора и приготовьте свободное место в области заголовка формы.
• Отключите мастеров на панели элементов.
• В область заголовка формы добавьте свободное поле со списком для определения критерия фильтрации. В свойствах подписи этого поля задайте значение «Выбор дисциплины» для свойств Имя и Подпись. В свойствах самого поля задайте значение свойства Имя - «ВыбраннаяДисциплина» (для удобства последующего обращения к этому объекту), значение свойства Тип источника строк – «Таблица или запрос», значение свойства Источник строк – Дисциплины (это имя таблицы, из которой будут браться значения списка).
• В режиме просмотра формы проверьте правильность генерирования списка дисциплин.
• В область заголовка формы добавьте кнопку для запуска фильтра. В свойствах кнопки задайте значение «Применить фильтр» свойствам Имя и Подпись, на вкладке События в свойстве Нажатие кнопки нужно задать имя макроса. Пока подходящий макрос не создан, так что вызовите построитель макросов. Создайте группу макросов Фильтрация, так как для выполнения данного задания одного макроса не достаточно. Первый макрос группы назовите, например, ПрименениеФильтра. В нем будет единственная макрокоманда ПрименитьФильтр, в качестве значения ее аргумента Условие отбора постройте выражение:
[Занятия]![Дисциплина] Like ([Forms]![СписокЗанятий]![ВыбраннаяДисциплина])
То есть из таблицы Занятия будут отобраны только те записи, значение поля Дисциплина в которых равно значению элемента управления ВыбраннаяДисциплина в форме СписокЗанятий.
• Сохраните изменения и проверьте действия макроса. Заметьте, что если оставить поле ВыбраннаяДисциплина незаполненным, то применяется пустой фильтр. В столбце Условие определите параметры выполнения команды: Not IsNull([Forms]![СписокЗанятий]![ВыбраннаяДисциплина])
• Дополните макрос командой Сообщение, которое будет выводиться, если поле ВыбраннаяДисциплина не заполнено.
Задание 51. В форме Студенты обеспечьте быстрый поиск студента по номеру зачетной книжки.
• Для того чтобы организовать поиск по номеру зачетной книжки студента, добавьте в форму Студенты два элемента управления: поле для ввода номера и кнопку, при нажатии на которую произойдет переход к записи с этим номером.
• Добавьте свободное поле и присвойте для его надписи значение «Введите номер зачетной книжки», а для самого поля свойству Имя задайте значение «КодПоиска».
• Добавьте кнопку, назвав ее, например, «Найти». Событию Нажатие кнопки присвойте макрос, содержащий следующие макрокоманды:
Условие Макрокоманда
Not IsNull([Forms]![Студенты]![КодПоиска]) КЭлементуУправления
… НайтиЗапись
Аргументу Имя элемента макрокоманды КЭлементуУправления присвойте значение [НомерЗачетнойКнижки]. Эта команда переведет фокус на поле НомерЗачетнойКнижки формы Студенты, чтобы затем производить поиск по этому полю.
Аргументу Образец поиска макрокоманды НайтиЗапись присвойте значение =[Forms]![Студенты]![КодПоиска]. Значения остальных аргументов можно оставить стандартными. Эта команда будет искать запись, для которой значение поля НомерЗачетнойКнижки совпадает со значением в поле КодПоиска.
• Закройте конструктор макросов, сохранив изменения. Проверьте действие кнопки в режиме просмотра формы.
Задание 52. В форме Подгруппы предусмотрите возможность скрытия и отображения подчиненной формы Студенты.
• Для этого используем группу переключателей: без помощи мастера добавьте на форму в режиме конструктора сначала группу переключателей, а затем в эту группу – два переключателя, свойствам надписей которых задайте значения «Отобразить» и «Скрыть» соответственно.
• Создайте группу макросов ПодчиненнаяФорма.
• Первый макрос назовите, например, Отобразить и определите команду ЗадатьЗначение со следующим условием и аргументами:
Условие Макрокоманда
[Forms]![Подгруппы]![Студенты подчиненная форма].[Visible]=Ложь ЗадатьЗначение
Аргумент Элемент: [Forms]![Подгруппы]![Студенты подчиненная форма].[Visible]; аргумент Выражение: Истина (Свойство Visible означает вывод элемента на экран).
• Для второго переключателя макрос будет содержать противоположные условие и команду.
• Для события ПолучениеФокуса переключателей формы задайте соответствующие макросы и проверьте их действие в режиме просмотра формы.
11. Создание и изменение панелей команд
Управление работой с базой данных осуществляется с помощью командного интерфейса, содержащего набор команд, организованный в форме системы различных меню. В MS Word и MS Excel пользователь, не прибегая к программированию, может создать только свою панель инструментов. В MS Access есть возможность создания панелей команд трех типов:
• строка меню;
• панель инструментов;
• контекстное меню.
11.1. Создание и изменение строки меню
Строка меню содержит элементы – названия команд или групп команд, как правило, включающие по одной подчеркнутой букве, определяющей клавиши доступа. Выбрать элемент можно щелчком мыши или нажатием комбинации клавиш ALT и подчеркнутой в названии буквы. При выборе команды сразу происходит ее выполнение, при выборе группы команд открывается подменю.
Строка меню создается через окно Настройка (вызывается через меню Сервис/Настройка или из контекстного меню панели инструментов). В этом окне необходимо выполнить следующие действия:
• Открыть вкладку Панели инструментов.
• Кнопкой Создать открыть окно Создание панели инструментов и ввести имя новой строки меню (запрашивается как имя панели инструментов), ОК.
• На экране появится маленькая пустая панель инструментов. Чтобы преобразовать ее в строку меню, нужно изменить ее тип. Для этого: выделить название новой панели в списке на вкладке Панели инструментов (оно обычно добавляется в конец списка) и кнопкой Свойства открыть окно Свойства панели инструментов (рис. 41).
• В раскрывающемся списке тип выбрать значение «Строка меню». Кроме этого свойства в окне можно определить и другие:
закрепление – можно разрешить различные виды расположения панели;
отображение в меню – при установке этого флажка название новой панели отобразится в списке команд Вид/Панели инструментов;
настройка – сброс этого флажка запретит изменение данной панели команд;
изменение размера – сброс этого флажка запретит менять размеры данной панели команд;
перемещение – сброс этого флажка запретит перемещения данной панели команд;
отображение и скрытие – сброс этого флажка запретит возможность скрывать и снова показывать панель на экране.
• Созданная вами строка меню пока пустая. Для добавления в нее элементов нужно перейти на вкладку Команды в диалоговом окне Настройка.
• Далее в качестве элементов строки меню нужно поместить названия групп команд (подменю) или сразу команды: если будет подменю, то в списке Категории нужно выделить значение «Новое меню»; затем перетащить элемент Новое меню из списка Команды на новую панель (рис. 42); далее определить его свойства в окне Свойства элемента (вызывается из контекстного меню элемента Новое меню):
подпись – название пункта меню;
всплывающее сообщение – можно ввести текст всплывающей подсказки;
действие – обычно определяет действие, выполняемое при выборе данного элемента, по умолчанию – открывает список команд;
файл справки и идентификатор справки позволяют связать с данным элементом раздел из справочной системы базы данных;
параметр – связано с полем действие и определяет значение аргумента функции, если в поле действие определен вызов функции;
дополнительные сведения могут содержать информацию, которая будет доступна из процедуры VBA;
создать группу – установление этого флажка означает, что данный элемент панели команд является началом группы элементов.
• Далее внести в созданное подменю (или сразу на строку меню) команды через ту же вкладку Команды окна Настройка: выбрать категорию, затем команду этой категории и перетащить ее в подменю (или на строку меню) (рис. 43).
• Для каждой команды, добавленной на строку меню, можно поменять или вообще убрать ее значок через контекстное меню этой команды.
Чтобы окончательно придать строке меню профессиональный вид, нужно каждому элементу назначить клавиши доступа. Буквы, соответствующие этим клавишам, выделяются в названии элемента подчеркиванием (подчеркнутые буквы можно нажать на клавиатуре вместе с клавишей Alt для выбора элемента меню). Чтобы указать букву, которая будет определять клавишу доступа, нужно перед ней в названии элемента меню (через его свойства или контекстное меню) вставить знак «&». Например, «&Студенты». Тогда буква «С» в этом названии будет подчеркнута, и открыть этот пункт можно будет нажатием сочетания клавиш Alt+С. В разных элементах одной строки меню или подменю должны быть использованы разные буквы, но в разных подменю – могут совпадать.
Осталось отметить, что для удаления элементов строки меню достаточно при открытом окне Настройка перетащить их на пустое место окна Access, а для удаления всей строки меню – выбрать ее в списке на вкладке Панели инструментов окна свойств и воспользоваться кнопкой Удалить в этом же окне.
Задание 53. Создайте строку меню Факультет, содержащую команды вызова основных объектов базы данных ФАКУЛЬТЕТ (таблицы, формы, запросы, отчеты), объединенные по категориям (подменю): Студенты, Преподаватели, Дисциплины.
Задание 54. В подменю Студенты добавьте подменю Подгруппы, из которого можно обратиться к таблицам, формам, запросам и отчетам, связанным с подгруппами.
11.2. Создание и изменение панели инструментов
Создание и изменение панели инструментов совершенно аналогично созданию строки меню. Только на панели инструментов для команд (кнопок) используются стандартные значки. Также можно добавлять или удалять команды из существующих панелей инструментов.
Задание 55. Создайте свою панель инструментов, назвав ее «Панель пользователя» и поместив на нее кнопки команд, которыми вы чаще всего пользуетесь (чтобы можно было скрыть стандартную панель инструментов и оставить вашу).
11.3. Создание и изменение контекстных меню
Создание контекстного меню также во многом аналогично созданию строки меню. Однако есть три основных отличия.
1) В окне Свойства панели инструментов в открывающемся списке тип нужно выбрать значение «Контекстное меню» (вместо «Строка меню»). При этом выводится предупреждение, что данное контекстное меню исчезнет с экрана. Чтобы просмотреть или изменить его, нужно на вкладке Панели инструментов в списке Панели инструментов отметить значение «Контекстные меню». Тогда на экране появится панель контекстных меню. Создаваемые пользователем меню отображаются в пункте Настраиваемый (рис. 44).
2) Контекстное меню нужно связать с каким-либо объектом базы данных (с формой или отчетом). Для этого нужно вызвать окно свойств объекта (формы или отчета), открытого в режиме просмотра или конструктора (это можно сделать из контекстного меню, вызванного на полосе заголовка, или соответствующей кнопкой панели инструментов). На вкладке Другие окна свойств имеется свойство Контекстное меню (в режиме просмотра) или даже два свойства Контекстные меню и Контекстное меню (в режиме конструктора) (рис. 45). Свойство Контекстные меню разрешает или запрещает вообще вывод на экран контекстного меню этого элемента, а в свойстве Контекстное меню можно выбрать из открывающегося списка одно из созданных пользователем контекстных меню. По умолчанию – выводится стандартное контекстное меню элемента.
3) Если для удаления строки меню достаточно воспользоваться кнопкой Удалить в окне настройки на вкладке Панели инструментов, то удалить контекстное меню таким образом нельзя, так как его нет в списке. Для удаления сначала нужно преобразовать его в обычную панель инструментов: в этом же окне настройки на вкладке Панели инструментов кнопкой Свойства вызвать окно свойств, затем в списке Выбранная панель выбрать удаляемое контекстное меню и в списке тип изменить его тип на «Панель инструментов». Тогда бывшее контекстное меню появится в списке панелей инструментов и его можно удалить кнопкой Удалить.
Задание 56. Создайте контекстное меню для формы Студенты, включающее команды открытия таблиц Студенты, Подгруппы, а также другие команды на Ваше усмотрение. Прикрепите это же контекстное меню к отчету по студентам.
12. Главная кнопочная форма
В Access существует надстройка, которая позволяет создать своеобразный путеводитель по объектам базы данных - кнопочную форму. Когда форм и отчетов становится слишком много, полезно иметь систему указателей, которая позволит ориентироваться среди множества объектов. Главная кнопочная форма (рис. 46) может иметь иерархическую структуру и содержит кнопки, позволяющие выбирать основные объекты или функции.
Эту форму можно создать с помощью конструктора форм, а можно использовать специальный мастер – Диспетчер кнопочных форм (меню Сервис/Служебные программы/Диспетчер кнопочных форм).
Задание 57. Создайте Главную кнопочную форму вашей базы данных Факультет, состоящую из четырех страниц (Главная, Студенты, Преподаватели, Дисциплины, причем три последние подчинены первой).
То есть, структуру такой кнопочной формы схематично можно представить так:
Создание кнопочной формы и страниц кнопочной формы
При запуске Диспетчера кнопочных форм, если таких форм еще нет, выдается диалоговое окно, запрашивающее, нужно ли создать кнопочную форму. В случае утвердительного ответа мастером создается таблица Swichboard Items (Элементы кнопочной формы) и сама кнопочная форма (Swichboard) и открывается диалоговое окно Диспетчера кнопочных форм (рис. 47).
В этом окне перечисляются все страницы кнопочной формы. Пока создана только одна страница, которая по умолчанию называется Mаin Swichboard (рис. 47).
Для того, чтобы переименовать страницу, нажмите кнопку Изменить. В поле Название кнопочной формы можно ввести новое имя страницы (рис. 47). (Переименуйте страницу в Главную, нажмите кнопку Закрыть).
Примечание. При работе с диспетчером кнопочных форм обращайте внимание на заголовки открываемых диалоговых окон!
Для создания новых страниц используйте кнопку Создать. При этом открывается окно Создание (рис. 48). (Создайте три новые страницы – Студенты, Преподаватели, Дисциплины).
Создание элементов (кнопок) на странице кнопочной формы
Новые страницы пока не содержат никаких элементов. Для создания кнопок на нужной странице выделите ее и нажмите кнопку Изменить. Откроется окно Изменение страницы кнопочной формы.
Чтобы создать элемент, используйте кнопку Создать. Откроется диалоговое окно Изменение элемента кнопочной формы (рис. 49).
Здесь в поле Текст вводится название элемента (то, что мы увидим на форме), в поле Команда выбирается из списка действие, которое будет выполняться при нажатии этой кнопки, в поле Кнопочная форма вводится (или выбирается из списка) имя объекта, с которым будет произведено действие. Количество кнопок на одной странице ограничено восьмью.
Кроме того, что элементы можно добавлять, изменять и удалять, можно также менять их последовательность кнопками Вниз и Вверх.
На странице Главная создайте кнопки обращения к трем другим страницам кнопочной формы и кнопку выхода из приложения. На странице Студенты создайте кнопки, открывающие формы, связанные со студентами, и кнопку возврата на Главную страницу. Аналогично поступите со страницами Преподаватели и Дисциплины.
Оформление кнопочной формы
Внешний вид Главной кнопочной формы оформлен по умолчанию. Но можно изменить его в режиме конструктора (изменить цвет, вставить картинки и т. п.). В окне базы данных на странице Формы присутствует созданная вами главная кнопочная форма под именем Swichboard. Имя можно оставить таким или переименовать. В режиме конструктора эта форма выглядит пустой, но если посмотреть свойства формы, то можно обнаружить команды.
Для того чтобы при открытии базы данных открывалась Главная кнопочная форма, в меню Сервис выберите команду Параметры запуска. В поле Вывод формы/страницы выберите нужную форму.
Задание 58. Оформите Главную кнопочную форму по Вашему усмотрению, добавьте надписи, вставьте картинки (Не удаляйте кнопки этой формы в режиме конструктора!)
Задание 59. Сделайте стартовой Главную кнопочную форму.
четверг, 23 апреля 2009 г.
9.1. Импорт графики
Простая вставка рисунка может производиться с помощью элемента Свободная рамка объекта Панели элементов в режиме конструктора форм или отчетов. В этом случае, так же как и при вставке с помощью элемента Рисунок, рисунок один для всех записей или страниц. Использование этих элементов было рассмотрено ранее.
Добавление фонового рисунка для формы или отчета
Для придания формам и отчетам единого стиля можно использовать фоновые рисунки. Стандартные рисунки доступны в меню Формат/Автоформат, однако есть возможность воспользоваться и собственным графическим файлом.
Задание 35. На одну из форм добавьте произвольный фоновый рисунок.
• Для этого в режиме конструктора нужно вызвать свойства формы.
• В поле свойства Рисунок ввести или выбрать имя файла рисунка .
• В поле свойства Тип рисунка выбрать одно из значений: внедренный или связанный.
• Значения поля свойства Масштабы рисунка исследуйте самостоятельно и выберите наиболее подходящее.
• Поле Выравнивание рисунка можно задать только при значении «Фрагмент» предыдущего свойства. (Исследуйте самостоятельно.)
• С фоновым рисунком связано и свойство Мозаичное заполнение.
Для задания фонового рисунка в отчетах действия аналогичны рассмотренным выше, однако есть еще одно свойство: Страницы с рисунком, с помощью которого можно задать вывод рисунка только на первой странице отчета или на всех страницах.
Задание 36. На 1 страницу в отчет Студенты добавьте произвольный фоновый рисунок.
Добавление рисунка для каждой записи таблицы
В том случае, когда для каждой записи таблицы необходимо добавить свой рисунок (например, фотографию студента), элемент управления Рисунок не подойдет. Необходимо добавить новое поле и правильно определить его тип. Конечно, в самой таблице рисунки не могут быть выведены, но они выводятся в соответствующей форме или отчете. Элемент управления в форме или отчете, используемый для отображения и изменения объектов OLE, сохраняемых в таблицах, называется Присоединенной рамкой объекта .
Задание 37. Добавьте для каждой записи таблицы Студенты свой рисунок, например фотографию студента.
• Для этого откройте таблицу Студенты в режиме конструктора.
• Добавьте имя нового поля (например, «Фотография») и выберите тип «Объект OLE».
• Закройте таблицу, сохранив изменения.
Далее можно действовать одним из двух способов: вставлять рисунки непосредственно в таблицу или через форму:
через таблицу через форму
1. Открыть таблицу Студенты в режиме таблицы
2. В новом поле («Фотография») для каждой записи через контекстное меню выбрать команду Добавить объект (или в главном меню - Вставка/Объект) 1. Создать форму по этой таблице или использовать созданную ранее. В случае использования созданной ранее формы, нужно в режиме конструктора в эту форму добавить созданное поле с объектом OLE (перетащить из списка полей), а затем открыть форму в режиме формы.
2. Выделить объект OLE (пока пустая рамка) и выбрать в меню Вставка команду Объект
3. Отметить флажок Создать из файла.
4. Записать или выбрать имя рисунка для данной записи. Для связывания с файлом рисунка – отметить флажок Связь, для вставки в виде значка – флажок В виде значка.
5. Таким же образом добавить фотографию для каждого студента
6. Создать форму по этой таблице или открыть уже имеющуюся форму и добавить созданное поле. 6. Чтобы откорректировать размещение рисунка в рамке, используйте свойство Установка размеров в окне свойств объекта в режиме конструктора
В режиме формы рисунок будет автоматически отображаться на экране, а в режиме таблицы – только имя объекта, например «Точечный рисунок».
9.2. Добавление диаграммы в форму или отчет
Ранее при помощи мастера вы создавали форму или отчет в виде диаграммы. Но можно добавить диаграмму в форму или отчет в качестве дополнительного элемента. При этом диаграмма может отображать только данные присоединенного поля.
Задание 38. На форму Подгруппы добавьте диаграмму, показывающую количество студентов мужского и женского пола в подгруппе.
• Кнопка Диаграмма запускает Мастер диаграмм, с помощью которого пользователь выбирает таблицу или запрос, по которому будет построена диаграмма, нужные поля и т. д.
• Мастер диаграмм в свойстве Источник строк создает запрос, отражающий все ограничения данных, указанные пользователем в диалоговых окнах мастера. (Просмотрите это свойство для вашей диаграммы.)
• Если нужно изменить данные, по которым построена диаграмма, можно изменить запрос в свойстве Источник строк.
• Если нужно изменить внешний вид вставленной диаграммы, в режиме конструктора выполните двойной щелчок по области этой диаграммы. На панели инструментов появятся кнопки для ее изменения, а также выведется запрос, хранящийся в свойстве Источник строк. (Измените внешний вид вашей диаграммы.)
9.3. Импорт электронных таблиц и текстовых документов
Импорт может использоваться для вставки таблиц и текстов, созданных в других приложениях, в готовые отчеты и формы Access, а также для создания базовых таблиц Access на основе таблиц из других приложений.
Вставка электронных таблиц и текстовых документов в формы и отчеты Access
Вставка электронной таблицы MS Excel и текстового документа MS Word производится аналогично вставке рисунков:
если нужно вставить единую для всех записей таблицу, то используется элемент Свободная рамка объекта Панели элементов в режиме конструктора;
если нужно вставить отдельную таблицу (или документ) для каждой записи, то последовательность действий та же, что и для добавления рисунка для каждой записи, то есть сначала в таблицу добавляется поле типа Поле объекта OLE, а затем для каждой записи вставляется объект – таблица MS Excel (документ MS Word).
Задание 39. В MS Excel создайте таблицу, содержащую сведения о кабинетах факультета (номер кабинета, корпус, этаж, количество мест, кафедра). Вставьте эту таблицу в форму и отчет Кафедры с помощью свободной рамки объекта.
Импорт как способ создания таблицы
Еще один важный момент – это импорт электронных таблиц в СУБД в качестве новой таблицы базы данных.
Задание 40. Импортируйте таблицу MS Excel, содержащую сведения о кабинетах (см. зад. 36) в базу данных Факультет под именем Кабинеты. Установите с этой новой таблицей необходимые связи. Для этого:
• В окне базы данных выберите команду Вставка/Таблица. В открывшемся окне Новая таблица отметьте значение «Импорт таблиц». ОК.
• В окне Импорт укажите тип файлов «Microsoft Excel» и выберите нужный файл. Кнопка Импорт.
• Запустится мастер Импорт электронной таблицы. Следуя его указаниям, определите все необходимые параметры новой таблицы. Не задавайте ключевое поле, так как здесь будет необходим составной ключ.
• Откройте новую таблицу Кабинеты в режиме конструктора, измените, если необходимо, тип и свойства полей. Обратите внимание на размер числовых полей. В качестве первичного ключа задайте поля НомерКабинета и Корпус.
• Откройте Схему данных и установите связь с таблицей Кафедры.
9.4. Использование специального элемента Календарь
Элемент управления Календарь – один из элементов ActiveX. Его можно просто вставить в форму или присоединить к полю типа Дата/Время.
Задание 41. Создайте форму Календарь, содержащую одноименный объект.
• Создайте в конструкторе пустую форму с размерами области данных примерно 8 на 6 см.
• Выберите команду Вставка/Элемент ActiveX. Откроется окно Вставка элемента ActiveX.
• В списке выберите значение «Элемент управления Календарь».
• Исследуйте свойства данного элемента управления. Обратите внимание, что из календаря можно убрать списки для выбора месяца и года. Установите по вашему усмотрению параметры шрифта и цвета.
• Для такой формы лучше убрать лишние элементы: кнопки перехода по записям формы и область выделения. Это можно сделать в режиме конструктора через свойства формы.
• Определите, как через свойства обеспечить связь календаря с текущей датой, и сделайте это.
9.5. Экспорт данных из Access
Иногда при работе с базами данных возникает необходимость получить данные в другом формате, например в виде текстового документа или электронной таблицы. В этом случае применяются средства экспорта данных. Экспорт из БД можно осуществить и в текстовые файлы, и в электронные таблицы, и в Web-документы, и в другие базы данных. Экспортировать можно таблицы, запросы и отчеты.
Возможны следующие способы экспорта данных из БД.
1. Командой Файл/Экспорт (нужно выбрать тип файла, место расположения и имя файла)
2. Командой Сервис/Связи с Office. В этом случае можно экспортировать не только полностью всю таблицу или запрос, но и частично – только выделенный фрагмент.
3. Через буфер обмена (Правка/Копировать – Правка/Вставить). В этом случае можно экспортировать часть таблицы или запроса, но невозможно экспортировать отчеты.
Задание 42. Экспортируйте таблицу Преподаватели в таблицу Excel и таблицу Дисциплины в текстовый документ первым способом.
Добавление фонового рисунка для формы или отчета
Для придания формам и отчетам единого стиля можно использовать фоновые рисунки. Стандартные рисунки доступны в меню Формат/Автоформат, однако есть возможность воспользоваться и собственным графическим файлом.
Задание 35. На одну из форм добавьте произвольный фоновый рисунок.
• Для этого в режиме конструктора нужно вызвать свойства формы.
• В поле свойства Рисунок ввести или выбрать имя файла рисунка .
• В поле свойства Тип рисунка выбрать одно из значений: внедренный или связанный.
• Значения поля свойства Масштабы рисунка исследуйте самостоятельно и выберите наиболее подходящее.
• Поле Выравнивание рисунка можно задать только при значении «Фрагмент» предыдущего свойства. (Исследуйте самостоятельно.)
• С фоновым рисунком связано и свойство Мозаичное заполнение.
Для задания фонового рисунка в отчетах действия аналогичны рассмотренным выше, однако есть еще одно свойство: Страницы с рисунком, с помощью которого можно задать вывод рисунка только на первой странице отчета или на всех страницах.
Задание 36. На 1 страницу в отчет Студенты добавьте произвольный фоновый рисунок.
Добавление рисунка для каждой записи таблицы
В том случае, когда для каждой записи таблицы необходимо добавить свой рисунок (например, фотографию студента), элемент управления Рисунок не подойдет. Необходимо добавить новое поле и правильно определить его тип. Конечно, в самой таблице рисунки не могут быть выведены, но они выводятся в соответствующей форме или отчете. Элемент управления в форме или отчете, используемый для отображения и изменения объектов OLE, сохраняемых в таблицах, называется Присоединенной рамкой объекта .
Задание 37. Добавьте для каждой записи таблицы Студенты свой рисунок, например фотографию студента.
• Для этого откройте таблицу Студенты в режиме конструктора.
• Добавьте имя нового поля (например, «Фотография») и выберите тип «Объект OLE».
• Закройте таблицу, сохранив изменения.
Далее можно действовать одним из двух способов: вставлять рисунки непосредственно в таблицу или через форму:
через таблицу через форму
1. Открыть таблицу Студенты в режиме таблицы
2. В новом поле («Фотография») для каждой записи через контекстное меню выбрать команду Добавить объект (или в главном меню - Вставка/Объект) 1. Создать форму по этой таблице или использовать созданную ранее. В случае использования созданной ранее формы, нужно в режиме конструктора в эту форму добавить созданное поле с объектом OLE (перетащить из списка полей), а затем открыть форму в режиме формы.
2. Выделить объект OLE (пока пустая рамка) и выбрать в меню Вставка команду Объект
3. Отметить флажок Создать из файла.
4. Записать или выбрать имя рисунка для данной записи. Для связывания с файлом рисунка – отметить флажок Связь, для вставки в виде значка – флажок В виде значка.
5. Таким же образом добавить фотографию для каждого студента
6. Создать форму по этой таблице или открыть уже имеющуюся форму и добавить созданное поле. 6. Чтобы откорректировать размещение рисунка в рамке, используйте свойство Установка размеров в окне свойств объекта в режиме конструктора
В режиме формы рисунок будет автоматически отображаться на экране, а в режиме таблицы – только имя объекта, например «Точечный рисунок».
9.2. Добавление диаграммы в форму или отчет
Ранее при помощи мастера вы создавали форму или отчет в виде диаграммы. Но можно добавить диаграмму в форму или отчет в качестве дополнительного элемента. При этом диаграмма может отображать только данные присоединенного поля.
Задание 38. На форму Подгруппы добавьте диаграмму, показывающую количество студентов мужского и женского пола в подгруппе.
• Кнопка Диаграмма запускает Мастер диаграмм, с помощью которого пользователь выбирает таблицу или запрос, по которому будет построена диаграмма, нужные поля и т. д.
• Мастер диаграмм в свойстве Источник строк создает запрос, отражающий все ограничения данных, указанные пользователем в диалоговых окнах мастера. (Просмотрите это свойство для вашей диаграммы.)
• Если нужно изменить данные, по которым построена диаграмма, можно изменить запрос в свойстве Источник строк.
• Если нужно изменить внешний вид вставленной диаграммы, в режиме конструктора выполните двойной щелчок по области этой диаграммы. На панели инструментов появятся кнопки для ее изменения, а также выведется запрос, хранящийся в свойстве Источник строк. (Измените внешний вид вашей диаграммы.)
9.3. Импорт электронных таблиц и текстовых документов
Импорт может использоваться для вставки таблиц и текстов, созданных в других приложениях, в готовые отчеты и формы Access, а также для создания базовых таблиц Access на основе таблиц из других приложений.
Вставка электронных таблиц и текстовых документов в формы и отчеты Access
Вставка электронной таблицы MS Excel и текстового документа MS Word производится аналогично вставке рисунков:
если нужно вставить единую для всех записей таблицу, то используется элемент Свободная рамка объекта Панели элементов в режиме конструктора;
если нужно вставить отдельную таблицу (или документ) для каждой записи, то последовательность действий та же, что и для добавления рисунка для каждой записи, то есть сначала в таблицу добавляется поле типа Поле объекта OLE, а затем для каждой записи вставляется объект – таблица MS Excel (документ MS Word).
Задание 39. В MS Excel создайте таблицу, содержащую сведения о кабинетах факультета (номер кабинета, корпус, этаж, количество мест, кафедра). Вставьте эту таблицу в форму и отчет Кафедры с помощью свободной рамки объекта.
Импорт как способ создания таблицы
Еще один важный момент – это импорт электронных таблиц в СУБД в качестве новой таблицы базы данных.
Задание 40. Импортируйте таблицу MS Excel, содержащую сведения о кабинетах (см. зад. 36) в базу данных Факультет под именем Кабинеты. Установите с этой новой таблицей необходимые связи. Для этого:
• В окне базы данных выберите команду Вставка/Таблица. В открывшемся окне Новая таблица отметьте значение «Импорт таблиц». ОК.
• В окне Импорт укажите тип файлов «Microsoft Excel» и выберите нужный файл. Кнопка Импорт.
• Запустится мастер Импорт электронной таблицы. Следуя его указаниям, определите все необходимые параметры новой таблицы. Не задавайте ключевое поле, так как здесь будет необходим составной ключ.
• Откройте новую таблицу Кабинеты в режиме конструктора, измените, если необходимо, тип и свойства полей. Обратите внимание на размер числовых полей. В качестве первичного ключа задайте поля НомерКабинета и Корпус.
• Откройте Схему данных и установите связь с таблицей Кафедры.
9.4. Использование специального элемента Календарь
Элемент управления Календарь – один из элементов ActiveX. Его можно просто вставить в форму или присоединить к полю типа Дата/Время.
Задание 41. Создайте форму Календарь, содержащую одноименный объект.
• Создайте в конструкторе пустую форму с размерами области данных примерно 8 на 6 см.
• Выберите команду Вставка/Элемент ActiveX. Откроется окно Вставка элемента ActiveX.
• В списке выберите значение «Элемент управления Календарь».
• Исследуйте свойства данного элемента управления. Обратите внимание, что из календаря можно убрать списки для выбора месяца и года. Установите по вашему усмотрению параметры шрифта и цвета.
• Для такой формы лучше убрать лишние элементы: кнопки перехода по записям формы и область выделения. Это можно сделать в режиме конструктора через свойства формы.
• Определите, как через свойства обеспечить связь календаря с текущей датой, и сделайте это.
9.5. Экспорт данных из Access
Иногда при работе с базами данных возникает необходимость получить данные в другом формате, например в виде текстового документа или электронной таблицы. В этом случае применяются средства экспорта данных. Экспорт из БД можно осуществить и в текстовые файлы, и в электронные таблицы, и в Web-документы, и в другие базы данных. Экспортировать можно таблицы, запросы и отчеты.
Возможны следующие способы экспорта данных из БД.
1. Командой Файл/Экспорт (нужно выбрать тип файла, место расположения и имя файла)
2. Командой Сервис/Связи с Office. В этом случае можно экспортировать не только полностью всю таблицу или запрос, но и частично – только выделенный фрагмент.
3. Через буфер обмена (Правка/Копировать – Правка/Вставить). В этом случае можно экспортировать часть таблицы или запроса, но невозможно экспортировать отчеты.
Задание 42. Экспортируйте таблицу Преподаватели в таблицу Excel и таблицу Дисциплины в текстовый документ первым способом.
Создание автоотчетов
Access позволяет автоматически создавать отчеты двух форматов:
• Ленточный автоотчет. Автоматически создает простой отчет для выбранной таблицы. В верхней строке располагаются имена полей, а поля каждой записи расположены в строку.
• Автоотчет в столбец. Автоматически создает простой отчет для выбранной таблицы в один столбец: слева имя поля, справа – его значение.
Задание 29. Создайте ленточный автоотчет для таблицы Кафедры.
Чтобы создать Автоотчет, нужно:
• Вызвать диалоговое окно Новый отчет (через меню Вставка/Отчет или кнопку Создать).
• Выбрать вид автоотчета (Автоотчет: ленточный).
• Указать в качестве источника данных таблицу или запрос (Кафедры). ОК.
Примечание. Создать автоотчет можно также из режима просмотра таблицы, выбрав команду Вставка/Автоотчет.
Задание 30. Создайте автоотчет в столбец для запроса ДисциплиныФакультета.
8.2. Использование Мастера отчетов
Мастер отчетов позволяет проконтролировать создание отчета более подробно. Для его вызова можно воспользоваться командой Мастер отчетов в диалоговом окне Новый отчет или командой Создание отчета с помощью мастера в окне базы данных.
В общем случае создание отчета с помощью мастера содержит следующие шаги:
1-й шаг - выбор таблиц и полей, которые нужно включить в отчет (можно выбрать поля из разных таблиц или запросов).
2-й шаг - выбор полей группировки. Отчеты становятся более понятными и структурированными, если данные в них организованы в группы. Группировка – это разделение всех записей по группам, определяемым значением какого-либо поля или выражения. Здесь нужно выбрать одно или несколько полей для группировки, а затем можно определить вид группировки (кнопка Группировка).
3-й шаг - выбор полей и порядка сортировки.
4-й шаг - выбор макета отчета из предложенного списка и выбор ориентации страницы отчета. Список макетов может быть различным в зависимости от того, производилась группировка записей или нет.
5-й шаг - выбор стиля отчета.
6-й шаг - задание имени отчета.
Задание 31. Создайте отчет ПреподавателиПоКафедрам с использованием мастера по таблицам Преподаватели и Кафедры, в котором будут отражены фамилия, имя, отчество, дата рождения, название кафедры и дата принятия на работу преподавателей. Сгруппируйте по кафедрам и отсортируйте по фамилиям.
8.3. Создание отчетов в режиме Конструктора
Конструктор отчетов предусматривает детальную проработку создания отчетов. Процесс создания отчета в этом режиме очень похож на создание форм с помощью конструктора форм. Конструктор отчетов вызывается через диалоговое окно Новый отчет или командой Создание отчета в режиме конструктора в окне базы данных.
Откройте отчет ПреподавателиПоКафедрам в режиме конструктора (рис. 20).
Любой отчет состоит из нескольких разделов (см. табл. 2), количество которых может меняться в зависимости от структуры отчета.
Таблица 2
Название раздела Содержимое раздела Вывод содержимого раздела
Заголовок отчета Название отчета, пояснения к отчету и др. Только в начале первой страницы отчета
Верхний колонтитул Номера страниц, пояснения к страницам отчета и др. Вверху каждой страницы отчета
Заголовок группы Поле группировки, пояснения к группе, поля с групповыми операциями и др. В начале каждой группы записей
Область данных Поля, значения которых будут выведены в основной части отчета Основная часть отчета
Примечание группы Поля с групповыми операциями, пояснения к группе и др. В конце каждой группы записей
Нижний колонтитул Номера страниц, пояснения к страницам отчета и др. Внизу каждой страницы отчета
Примечание отчета Поля с групповыми операциями по всему отчету, пояснения к отчету и др. Только в конце последней страницы отчета
8.3.1. Группировка и сортировка в отчетах
Операцию группировки можно осуществить через окно Сортировка и группировка, вызываемое с помощью меню Вид или одноименной кнопкой на панели инструментов.
Отобразите окно Сортировка и группировка (рис. 18).
Здесь перечисляются поля, по которым осуществляется сортировка и группировка, а также определен порядок сортировки.
Для поля, по которому производится группировка, необходимо свойству Заголовок группы задать значение «Да». Тогда это поле будет помечено специальным значком (рис. 18).
Группировку можно производить по нескольким полям. Кроме того, для группировки можно ввести выражение, содержащее функции.
Для сортировки достаточно выбрать поле и порядок сортировки.
Задание 32. Создайте отчет СтудентыФакультета в режиме конструктора. Произведите группировку по специальностям и подгруппам, а также сортировку по фамилиям.
Откройте конструктор отчетов (без указания конкретной таблицы) и вызовите свойства отчета (рис. 19).
Определите свойство Источник записей (используя кнопку с многоточием), создав запрос, включающий следующие поля: НомерЗачетнойКнижки, Фамилия, Имя, Отчество из таблицы Студенты, КодПодгруппы и Специальность из таблицы Подгруппы. Закройте построитель запросов и окно свойств отчета.
Откройте окно Сортировка и группировка. В нем выберите поле Специальность и установите «Да» в свойстве Заголовок группы. Аналогично поступите для поля КодПодгруппы. Задайте сортировку по возрастанию для поля Фамилия. Закройте окно Сортировка и группировка.
Из списка полей перетащите поля в соответствующие разделы отчета (поле Специальность в раздел Заголовок группы 'Специальность', поле КодПодгруппы – в раздел Заголовок группы 'КодПодгруппы', а остальные поля – в раздел Область данных).
8.3.2. Использование вычисляемых полей в отчетах
Вычисляемые поля в отчетах используются для получения итоговых значений, для проведения специальных вычислений или для изменения формата отчета, например для объединения фамилии и инициалов в одно поле или для установления нумерации объектов.
Для подведения итогов по группам удобно располагать вычисляемые поля в разделе Примечания группы. Для этого в окне Сортировка и группировка (рис. 18) необходимо выбрать значение «Да» для свойства Примечание группы.
После этого в отчете появится раздел Примечание группы (рис. 20), в котором можно размещать вычисляемые поля.
Для создания вычисляемого поля необходимо в режиме конструктора добавить элемент управления Поле. В это поле вручную или через свойства поля при помощи Построителя выражений (рис. 21) внести нужное выражение, начинающееся со знака «=».
Вычисляемые поля в отчетах могут содержать функции и формулы. Функции для подведения итогов аналогичны функциям, которые используются для создания аналитических запросов.
Задание 33. Добавьте в отчет ПреподавателиПоКафедрам информацию о количестве преподавателей на каждой кафедре.
• Откройте отчет в конструкторе и отобразите область Примечание группы 'Кафедры'.
• Добавьте в область примечания элемент управления Поле, вызовите его свойства.
• На вкладке Данные в одноименном свойстве вызовите Построитель выражений и составьте выражение с использованием статистической функции Count для подсчета количества фамилий (=Count([Фамилия])).
Задание 34. Добавьте в отчет СтудентыФакультета информацию о количестве студентов в каждой подгруппе и по каждой специальности. Начните каждую специальность с новой страницы, добавив в раздел Примечания группы элемент управления Разрыв страницы, пронумеруйте страницы (Вставка/Номера страниц).
9. Интеграция Access с другими компонентами MS Office
Для такой интеграции наиболее часто используются технологии OLE и ActiveX.
OLE (Object Linking and Embedding – связывание и внедрение объектов) – это протокол, обеспечивающий обмен данными между приложениями. OLE предоставляет возможность связывания или внедрения объектов одних приложений в файлы других приложений. При связывании объекта с составным документом в него добавляются данные для представления объекта и указатель на исходный файл объекта. Если пользователь обновляет исходный файл объекта, то обновляется и представление объекта в составном документе. Но при изменении местоположения исходного файла объекта или составного документа исходный файл становится недоступным, связь разрывается. При внедрении объектов в файл составного документа в него вносятся и данные о представлении объекта, и данные, необходимые для его редактирования внутри составного документа. Это влечет увеличение объема файла составного документа.
Технология ActiveX построена на специальных элементах управления, которые называются ActiveX. Эти элементы являются облегченной (малоразмерной) 32-разрядной версией элементов управления OLE.
Задумав приобрести карты оплаты для своей любимой интернет-игры, не сомневаясь загляните в Игромагаз!
• Ленточный автоотчет. Автоматически создает простой отчет для выбранной таблицы. В верхней строке располагаются имена полей, а поля каждой записи расположены в строку.
• Автоотчет в столбец. Автоматически создает простой отчет для выбранной таблицы в один столбец: слева имя поля, справа – его значение.
Задание 29. Создайте ленточный автоотчет для таблицы Кафедры.
Чтобы создать Автоотчет, нужно:
• Вызвать диалоговое окно Новый отчет (через меню Вставка/Отчет или кнопку Создать).
• Выбрать вид автоотчета (Автоотчет: ленточный).
• Указать в качестве источника данных таблицу или запрос (Кафедры). ОК.
Примечание. Создать автоотчет можно также из режима просмотра таблицы, выбрав команду Вставка/Автоотчет.
Задание 30. Создайте автоотчет в столбец для запроса ДисциплиныФакультета.
8.2. Использование Мастера отчетов
Мастер отчетов позволяет проконтролировать создание отчета более подробно. Для его вызова можно воспользоваться командой Мастер отчетов в диалоговом окне Новый отчет или командой Создание отчета с помощью мастера в окне базы данных.
В общем случае создание отчета с помощью мастера содержит следующие шаги:
1-й шаг - выбор таблиц и полей, которые нужно включить в отчет (можно выбрать поля из разных таблиц или запросов).
2-й шаг - выбор полей группировки. Отчеты становятся более понятными и структурированными, если данные в них организованы в группы. Группировка – это разделение всех записей по группам, определяемым значением какого-либо поля или выражения. Здесь нужно выбрать одно или несколько полей для группировки, а затем можно определить вид группировки (кнопка Группировка).
3-й шаг - выбор полей и порядка сортировки.
4-й шаг - выбор макета отчета из предложенного списка и выбор ориентации страницы отчета. Список макетов может быть различным в зависимости от того, производилась группировка записей или нет.
5-й шаг - выбор стиля отчета.
6-й шаг - задание имени отчета.
Задание 31. Создайте отчет ПреподавателиПоКафедрам с использованием мастера по таблицам Преподаватели и Кафедры, в котором будут отражены фамилия, имя, отчество, дата рождения, название кафедры и дата принятия на работу преподавателей. Сгруппируйте по кафедрам и отсортируйте по фамилиям.
8.3. Создание отчетов в режиме Конструктора
Конструктор отчетов предусматривает детальную проработку создания отчетов. Процесс создания отчета в этом режиме очень похож на создание форм с помощью конструктора форм. Конструктор отчетов вызывается через диалоговое окно Новый отчет или командой Создание отчета в режиме конструктора в окне базы данных.
Откройте отчет ПреподавателиПоКафедрам в режиме конструктора (рис. 20).
Любой отчет состоит из нескольких разделов (см. табл. 2), количество которых может меняться в зависимости от структуры отчета.
Таблица 2
Название раздела Содержимое раздела Вывод содержимого раздела
Заголовок отчета Название отчета, пояснения к отчету и др. Только в начале первой страницы отчета
Верхний колонтитул Номера страниц, пояснения к страницам отчета и др. Вверху каждой страницы отчета
Заголовок группы Поле группировки, пояснения к группе, поля с групповыми операциями и др. В начале каждой группы записей
Область данных Поля, значения которых будут выведены в основной части отчета Основная часть отчета
Примечание группы Поля с групповыми операциями, пояснения к группе и др. В конце каждой группы записей
Нижний колонтитул Номера страниц, пояснения к страницам отчета и др. Внизу каждой страницы отчета
Примечание отчета Поля с групповыми операциями по всему отчету, пояснения к отчету и др. Только в конце последней страницы отчета
8.3.1. Группировка и сортировка в отчетах
Операцию группировки можно осуществить через окно Сортировка и группировка, вызываемое с помощью меню Вид или одноименной кнопкой на панели инструментов.
Отобразите окно Сортировка и группировка (рис. 18).
Здесь перечисляются поля, по которым осуществляется сортировка и группировка, а также определен порядок сортировки.
Для поля, по которому производится группировка, необходимо свойству Заголовок группы задать значение «Да». Тогда это поле будет помечено специальным значком (рис. 18).
Группировку можно производить по нескольким полям. Кроме того, для группировки можно ввести выражение, содержащее функции.
Для сортировки достаточно выбрать поле и порядок сортировки.
Задание 32. Создайте отчет СтудентыФакультета в режиме конструктора. Произведите группировку по специальностям и подгруппам, а также сортировку по фамилиям.
Откройте конструктор отчетов (без указания конкретной таблицы) и вызовите свойства отчета (рис. 19).
Определите свойство Источник записей (используя кнопку с многоточием), создав запрос, включающий следующие поля: НомерЗачетнойКнижки, Фамилия, Имя, Отчество из таблицы Студенты, КодПодгруппы и Специальность из таблицы Подгруппы. Закройте построитель запросов и окно свойств отчета.
Откройте окно Сортировка и группировка. В нем выберите поле Специальность и установите «Да» в свойстве Заголовок группы. Аналогично поступите для поля КодПодгруппы. Задайте сортировку по возрастанию для поля Фамилия. Закройте окно Сортировка и группировка.
Из списка полей перетащите поля в соответствующие разделы отчета (поле Специальность в раздел Заголовок группы 'Специальность', поле КодПодгруппы – в раздел Заголовок группы 'КодПодгруппы', а остальные поля – в раздел Область данных).
8.3.2. Использование вычисляемых полей в отчетах
Вычисляемые поля в отчетах используются для получения итоговых значений, для проведения специальных вычислений или для изменения формата отчета, например для объединения фамилии и инициалов в одно поле или для установления нумерации объектов.
Для подведения итогов по группам удобно располагать вычисляемые поля в разделе Примечания группы. Для этого в окне Сортировка и группировка (рис. 18) необходимо выбрать значение «Да» для свойства Примечание группы.
После этого в отчете появится раздел Примечание группы (рис. 20), в котором можно размещать вычисляемые поля.
Для создания вычисляемого поля необходимо в режиме конструктора добавить элемент управления Поле. В это поле вручную или через свойства поля при помощи Построителя выражений (рис. 21) внести нужное выражение, начинающееся со знака «=».
Вычисляемые поля в отчетах могут содержать функции и формулы. Функции для подведения итогов аналогичны функциям, которые используются для создания аналитических запросов.
Задание 33. Добавьте в отчет ПреподавателиПоКафедрам информацию о количестве преподавателей на каждой кафедре.
• Откройте отчет в конструкторе и отобразите область Примечание группы 'Кафедры'.
• Добавьте в область примечания элемент управления Поле, вызовите его свойства.
• На вкладке Данные в одноименном свойстве вызовите Построитель выражений и составьте выражение с использованием статистической функции Count для подсчета количества фамилий (=Count([Фамилия])).
Задание 34. Добавьте в отчет СтудентыФакультета информацию о количестве студентов в каждой подгруппе и по каждой специальности. Начните каждую специальность с новой страницы, добавив в раздел Примечания группы элемент управления Разрыв страницы, пронумеруйте страницы (Вставка/Номера страниц).
9. Интеграция Access с другими компонентами MS Office
Для такой интеграции наиболее часто используются технологии OLE и ActiveX.
OLE (Object Linking and Embedding – связывание и внедрение объектов) – это протокол, обеспечивающий обмен данными между приложениями. OLE предоставляет возможность связывания или внедрения объектов одних приложений в файлы других приложений. При связывании объекта с составным документом в него добавляются данные для представления объекта и указатель на исходный файл объекта. Если пользователь обновляет исходный файл объекта, то обновляется и представление объекта в составном документе. Но при изменении местоположения исходного файла объекта или составного документа исходный файл становится недоступным, связь разрывается. При внедрении объектов в файл составного документа в него вносятся и данные о представлении объекта, и данные, необходимые для его редактирования внутри составного документа. Это влечет увеличение объема файла составного документа.
Технология ActiveX построена на специальных элементах управления, которые называются ActiveX. Эти элементы являются облегченной (малоразмерной) 32-разрядной версией элементов управления OLE.
Задумав приобрести карты оплаты для своей любимой интернет-игры, не сомневаясь загляните в Игромагаз!
Аналитическая выборка
Аналитическая выборка данных из БД неразрывно связана с группировкой записей и использованием агрегатных функций, применяемых к сгруппированным записям.
Вычисления такого рода, как и вычисляемые поля, рассмотренные выше, не хранятся в базовой таблице или таблицах, а производятся всякий раз, когда выполняется запрос, тем самым позволяют всегда представить текущее содержимое базы данных.
Аналитическая выборка данных позволяет производить такие вычисления в запросе, с помощью которых по группам записей или по всем записям можно найти сумму, среднее арифметическое, число значений, минимальное или максимальное значение, стандартное отклонение или дисперсию, используя соответствующую агрегатную функцию:
Sum Сумма значений поля.
Avg Среднее арифметическое значений поля.
Min Наименьшее значение поля.
Max Наибольшее значение поля.
Count Число значений поля без учета пустых (Null) значений.
StDev Среднеквадратичное отклонение от среднего значения поля.
Var Дисперсия значений поля.
Задание 23. Создайте запрос КоличествоСтудентовВПодгруппах, определяющий количество студентов в каждой подгруппе.
• Для решения поставленной задачи создайте простой запрос, содержащий поля Подгруппа и Фамилия из таблицы Студенты.
• Далее необходимо в запрос добавить групповую операцию. Применение к полученному набору записей групповых операций приводит к тому, что по каждой группе одинаковых значений выводится только одна запись с результатом вычислений соответствующей агрегатной функции.
Для применения групповых операций необходимо в режиме конструктора кнопкой на панели инструментов вызвать новую строку – Групповая операция (рис. 16), которая появляется в табличной части окна конструктора запросов и содержит список команд группировки и агрегатных функций, где:
Группировка определяет группы, для которых выполняются вычисления.
Конкретная агрегатная функция (перечислены выше) создает вычисляемое поле, в котором размещается результат агрегирования соответствующего поля группы записей.
Условие указывается, если поле используется для проведения фильтрации до проведения групповых операций и вычислений. Это поле не будет участвовать в группировке и не выводится на экран.
• Для того чтобы переименовать столбец с примененной агрегатной функцией, необходимо в режиме конструктора в строке Поле соответствующего столбца ввести выражение ИмяСтолбца:ИмяПоля (рис. 16).
Задание 24. Вычислите средний стаж работы преподавателей по кафедрам. Сохраните запрос под именем СтажПреподавателей.
7.4. Создание перекрестных запросов в режиме Конструктора
Ранее мы уже рассматривали создание перекрестных запросов с помощью мастера. Существенным недостатком использования мастера является невозможность включения данных из нескольких таблиц и необходимость создания вспомогательных запросов. Режим конструктора позволяет устранить этот недостаток.
В режиме конструктора необходимо создать сначала простой запрос на выборку (можно использовать данные из нескольких таблиц), а затем преобразовать его в перекрестный командой Перекрестный в меню Запрос.
При этом в табличной части окна (рис. 17) появляются строки Групповая операция и Перекрестная таблица, которые являются отличительными чертами запросов такого вида. Строка Перекрестная таблица предусматривает следующие значения:
Заголовки строк/столбцов – поля, значения которых группируются по строкам и столбцам соответственно и являются их заголовками.
Значение – поле, подвергающееся анализу, т. е. к значениям которого применяется указанная в групповой операции агрегатная функция.
(не отображается) – поля, которые применяются для установки условий.
Задание 25. Создайте перекрестный запрос СоставПодгрупп, отражающий количество студентов мужского и женского пола в каждой подгруппе.
• Создайте простой запрос, включив в него поля Фамилия, Пол, Подгруппа из таблицы Студенты.
• Преобразуйте его в перекрестный.
• В строке Перекрестная таблица установите значение Заголовки строк для поля Подгруппа и Заголовки столбцов для поля Пол.
• Определите групповую операцию Count для поля Фамилия.
• Сохраните запрос.
Задание 26. Создайте перекрестный запрос МесяцРождения, иллюстрирующий распределение количества студентов по месяцу рождения на каждом курсе.
7.5. Создание запросов на изменение в режиме конструктора
Запросом на изменение называют запрос, который за одну операцию вносит изменения в несколько записей таблицы. Существует четыре типа запросов на изменение:
• на создание таблицы,
• на удаление записей,
• на обновление записей,
• на добавление записей.
Запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Такой запрос полезен для выполнения следующих действий: создание таблицы для экспорта в другую базу данных MS Access; создание резервной копии таблицы; создание архивной таблицы, содержащей старые записи.
Запрос на удаление удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. С помощью такого запроса можно удалять только всю запись, а не значения отдельных полей внутри нее.
При помощи запроса на удаление можно удалить записи из одной таблицы, из нескольких таблиц с отношением «один-к-одному» или из нескольких таблиц с отношением «один-ко-многим», если разрешено каскадное удаление.
При выполнении запроса на удаление записей необходимо учитывать следующие факторы:
• Отменить операцию удаления невозможно. Поэтому, прежде чем выполнить такой запрос, необходимо просмотреть выбранные для удаления данные.
• Рекомендуется всегда делать резервные копии данных. Таким образом, если были удалены не те записи, их можно восстановить из резервных копий.
• Иногда при выполнении запроса на удаление также могут быть удалены и некоторые записи из связанных таблиц, не включенных в запрос. Это случается, если в запрос включена только таблица, находящаяся на стороне «один» отношения «один-ко-многим», и для этого отношения было установлено каскадное удаление. При удалении записей из данной таблицы будут также удаляться записи из таблицы, находящейся на стороне «многие».
Запрос на обновление вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц и позволяет изменять данные в существующих таблицах.
Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц.
Общие шаги для создания запроса на изменение:
1-й шаг – создать запрос на выборку;
2-й шаг – задать все требуемые условия отбора;
3-й шаг – изменить тип запроса, выбрав нужный в меню Запрос;
4-й шаг – в режиме Таблица просмотреть записи, которые подвергнутся действию данного запроса (изменения при этом не происходят и не отображаются);
5-й шаг – выполнить запрос командой Запрос/Запуск или одноименной кнопкой ;
6-й шаг – при необходимости сохранить и закрыть запрос.
Задание 27. С помощью запроса на создание таблицы создайте таблицу Выпускники, содержащую всю информацию о студентах пятого курса.
Вызовите конструктор запросов и в качестве источника данных выберите таблицы Студенты, Подгруппы, Успеваемость.
Преобразуйте запрос в запрос на создание (меню Запрос/Создание таблицы).
Задайте имя таблицы – Выпускники.
Включите в запрос все поля из этих таблиц, используя знак «*» после имени таблицы.
Задайте условие отбора (курс = 5).
Просмотрите отобранные записи командой Вид/Таблица или кнопкой (при этом создания таблицы не происходит).
Для создания таблицы выполните запрос (командой Запрос/Запуск или кнопкой ).
Примечание. При каждом следующем запуске запроса таблица Выпускники будет удаляться и создаваться заново.
Задание 28. Создайте запрос УдалениеВыпускников, удаляющий всю информацию о студентах 5-го курса.
При удалении студента из базы, во избежание нарушения целостности данных, необходимо удалить всю информацию о данном студенте из всех таблиц. Так, если студент является старостой, то номер его зачетной книжки хранится в поле Староста таблицы Подгруппы и поэтому необходимо заранее проверить и исправить значение этого поля (например, оставить пустым). Кроме того, для студента в таблице Успеваемость содержится информация о сданных им зачетах и экзаменах и при удалении студента соответствующие записи также должны быть удалены. Поэтому необходимо разрешить Каскадное удаление связанных полей для соответствующей связи в окне Схема данных.
Вызовите конструктор запросов и в качестве источника данных выберите таблицы Студенты и Подгруппы.
Включите в запрос все поля из таблицы Студенты и поле Курс из таблицы Подгруппы.
Задайте условие для отбора студентов пятого курса.
Преобразуйте запрос в запрос на удаление, при этом в табличной части окна запросов появляется строка Удаление. Значение «Из» в данной строке определяет таблицу, из которой производится удаление записей. Значение «Условие» устанавливается для полей, которые задают условия отбора удаляемых записей.
Просмотрите записи в режиме таблицы, после чего выполните запрос.
Сохраните запрос под именем УдалениеВыпускников.
8. Отчёты
Отчет – это зафиксированный на бумаге результат анализа и обработки данных, поэтому он не используются как средство ввода или редактирования данных. Отчеты Access – это оптимальное средство для подготовки данных к печати. Конечно, печать данных можно осуществить непосредственно из таблицы или формы, но лишь при помощи отчетов можно представить и структурировать данные, увидеть их в том виде, в котором они будут выведены на лист бумаги посредством принтера.
Как и другие объекты Access, отчеты можно создать при помощи автоотчетов, мастеров или конструктора
Так хочется купить компьютерную игру, чтобы не оказаться обманутым! В Игромагазе вы можете быть уверены в надежности доставки
Вычисления такого рода, как и вычисляемые поля, рассмотренные выше, не хранятся в базовой таблице или таблицах, а производятся всякий раз, когда выполняется запрос, тем самым позволяют всегда представить текущее содержимое базы данных.
Аналитическая выборка данных позволяет производить такие вычисления в запросе, с помощью которых по группам записей или по всем записям можно найти сумму, среднее арифметическое, число значений, минимальное или максимальное значение, стандартное отклонение или дисперсию, используя соответствующую агрегатную функцию:
Sum Сумма значений поля.
Avg Среднее арифметическое значений поля.
Min Наименьшее значение поля.
Max Наибольшее значение поля.
Count Число значений поля без учета пустых (Null) значений.
StDev Среднеквадратичное отклонение от среднего значения поля.
Var Дисперсия значений поля.
Задание 23. Создайте запрос КоличествоСтудентовВПодгруппах, определяющий количество студентов в каждой подгруппе.
• Для решения поставленной задачи создайте простой запрос, содержащий поля Подгруппа и Фамилия из таблицы Студенты.
• Далее необходимо в запрос добавить групповую операцию. Применение к полученному набору записей групповых операций приводит к тому, что по каждой группе одинаковых значений выводится только одна запись с результатом вычислений соответствующей агрегатной функции.
Для применения групповых операций необходимо в режиме конструктора кнопкой на панели инструментов вызвать новую строку – Групповая операция (рис. 16), которая появляется в табличной части окна конструктора запросов и содержит список команд группировки и агрегатных функций, где:
Группировка определяет группы, для которых выполняются вычисления.
Конкретная агрегатная функция (перечислены выше) создает вычисляемое поле, в котором размещается результат агрегирования соответствующего поля группы записей.
Условие указывается, если поле используется для проведения фильтрации до проведения групповых операций и вычислений. Это поле не будет участвовать в группировке и не выводится на экран.
• Для того чтобы переименовать столбец с примененной агрегатной функцией, необходимо в режиме конструктора в строке Поле соответствующего столбца ввести выражение ИмяСтолбца:ИмяПоля (рис. 16).
Задание 24. Вычислите средний стаж работы преподавателей по кафедрам. Сохраните запрос под именем СтажПреподавателей.
7.4. Создание перекрестных запросов в режиме Конструктора
Ранее мы уже рассматривали создание перекрестных запросов с помощью мастера. Существенным недостатком использования мастера является невозможность включения данных из нескольких таблиц и необходимость создания вспомогательных запросов. Режим конструктора позволяет устранить этот недостаток.
В режиме конструктора необходимо создать сначала простой запрос на выборку (можно использовать данные из нескольких таблиц), а затем преобразовать его в перекрестный командой Перекрестный в меню Запрос.
При этом в табличной части окна (рис. 17) появляются строки Групповая операция и Перекрестная таблица, которые являются отличительными чертами запросов такого вида. Строка Перекрестная таблица предусматривает следующие значения:
Заголовки строк/столбцов – поля, значения которых группируются по строкам и столбцам соответственно и являются их заголовками.
Значение – поле, подвергающееся анализу, т. е. к значениям которого применяется указанная в групповой операции агрегатная функция.
(не отображается) – поля, которые применяются для установки условий.
Задание 25. Создайте перекрестный запрос СоставПодгрупп, отражающий количество студентов мужского и женского пола в каждой подгруппе.
• Создайте простой запрос, включив в него поля Фамилия, Пол, Подгруппа из таблицы Студенты.
• Преобразуйте его в перекрестный.
• В строке Перекрестная таблица установите значение Заголовки строк для поля Подгруппа и Заголовки столбцов для поля Пол.
• Определите групповую операцию Count для поля Фамилия.
• Сохраните запрос.
Задание 26. Создайте перекрестный запрос МесяцРождения, иллюстрирующий распределение количества студентов по месяцу рождения на каждом курсе.
7.5. Создание запросов на изменение в режиме конструктора
Запросом на изменение называют запрос, который за одну операцию вносит изменения в несколько записей таблицы. Существует четыре типа запросов на изменение:
• на создание таблицы,
• на удаление записей,
• на обновление записей,
• на добавление записей.
Запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Такой запрос полезен для выполнения следующих действий: создание таблицы для экспорта в другую базу данных MS Access; создание резервной копии таблицы; создание архивной таблицы, содержащей старые записи.
Запрос на удаление удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. С помощью такого запроса можно удалять только всю запись, а не значения отдельных полей внутри нее.
При помощи запроса на удаление можно удалить записи из одной таблицы, из нескольких таблиц с отношением «один-к-одному» или из нескольких таблиц с отношением «один-ко-многим», если разрешено каскадное удаление.
При выполнении запроса на удаление записей необходимо учитывать следующие факторы:
• Отменить операцию удаления невозможно. Поэтому, прежде чем выполнить такой запрос, необходимо просмотреть выбранные для удаления данные.
• Рекомендуется всегда делать резервные копии данных. Таким образом, если были удалены не те записи, их можно восстановить из резервных копий.
• Иногда при выполнении запроса на удаление также могут быть удалены и некоторые записи из связанных таблиц, не включенных в запрос. Это случается, если в запрос включена только таблица, находящаяся на стороне «один» отношения «один-ко-многим», и для этого отношения было установлено каскадное удаление. При удалении записей из данной таблицы будут также удаляться записи из таблицы, находящейся на стороне «многие».
Запрос на обновление вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц и позволяет изменять данные в существующих таблицах.
Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц.
Общие шаги для создания запроса на изменение:
1-й шаг – создать запрос на выборку;
2-й шаг – задать все требуемые условия отбора;
3-й шаг – изменить тип запроса, выбрав нужный в меню Запрос;
4-й шаг – в режиме Таблица просмотреть записи, которые подвергнутся действию данного запроса (изменения при этом не происходят и не отображаются);
5-й шаг – выполнить запрос командой Запрос/Запуск или одноименной кнопкой ;
6-й шаг – при необходимости сохранить и закрыть запрос.
Задание 27. С помощью запроса на создание таблицы создайте таблицу Выпускники, содержащую всю информацию о студентах пятого курса.
Вызовите конструктор запросов и в качестве источника данных выберите таблицы Студенты, Подгруппы, Успеваемость.
Преобразуйте запрос в запрос на создание (меню Запрос/Создание таблицы).
Задайте имя таблицы – Выпускники.
Включите в запрос все поля из этих таблиц, используя знак «*» после имени таблицы.
Задайте условие отбора (курс = 5).
Просмотрите отобранные записи командой Вид/Таблица или кнопкой (при этом создания таблицы не происходит).
Для создания таблицы выполните запрос (командой Запрос/Запуск или кнопкой ).
Примечание. При каждом следующем запуске запроса таблица Выпускники будет удаляться и создаваться заново.
Задание 28. Создайте запрос УдалениеВыпускников, удаляющий всю информацию о студентах 5-го курса.
При удалении студента из базы, во избежание нарушения целостности данных, необходимо удалить всю информацию о данном студенте из всех таблиц. Так, если студент является старостой, то номер его зачетной книжки хранится в поле Староста таблицы Подгруппы и поэтому необходимо заранее проверить и исправить значение этого поля (например, оставить пустым). Кроме того, для студента в таблице Успеваемость содержится информация о сданных им зачетах и экзаменах и при удалении студента соответствующие записи также должны быть удалены. Поэтому необходимо разрешить Каскадное удаление связанных полей для соответствующей связи в окне Схема данных.
Вызовите конструктор запросов и в качестве источника данных выберите таблицы Студенты и Подгруппы.
Включите в запрос все поля из таблицы Студенты и поле Курс из таблицы Подгруппы.
Задайте условие для отбора студентов пятого курса.
Преобразуйте запрос в запрос на удаление, при этом в табличной части окна запросов появляется строка Удаление. Значение «Из» в данной строке определяет таблицу, из которой производится удаление записей. Значение «Условие» устанавливается для полей, которые задают условия отбора удаляемых записей.
Просмотрите записи в режиме таблицы, после чего выполните запрос.
Сохраните запрос под именем УдалениеВыпускников.
8. Отчёты
Отчет – это зафиксированный на бумаге результат анализа и обработки данных, поэтому он не используются как средство ввода или редактирования данных. Отчеты Access – это оптимальное средство для подготовки данных к печати. Конечно, печать данных можно осуществить непосредственно из таблицы или формы, но лишь при помощи отчетов можно представить и структурировать данные, увидеть их в том виде, в котором они будут выведены на лист бумаги посредством принтера.
Как и другие объекты Access, отчеты можно создать при помощи автоотчетов, мастеров или конструктора
Так хочется купить компьютерную игру, чтобы не оказаться обманутым! В Игромагазе вы можете быть уверены в надежности доставки
Запросы
Работа любой системы управления базами данных сводится к управлению данными, к которому относятся: ввод, изменение, удаление и выборка. При этом выборка данных является наиболее часто используемым аспектом управления данными.
Результат выполнения выборки - итоговый набор данных, удовлетворяющих заданным условиям, состоящий из заголовков столбцов и записей данных. Этот набор должен содержать не менее одного столбца, а также ноль или более записей.
В СУБД MS Access выборка данных реализуется с помощью запросов, которые могут быть использованы не только для просмотра, но и для изменения и анализа данных. Кроме этого запрос может быть использован в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным.
Для создания запроса необходимо в окне базы данных вызвать диалоговое окно Новый запрос (вызывается кнопкой Создать), в котором предлагаются следующие варианты создания нового запроса:
• Конструктор – наиболее мощный инструмент детального, «ручного» создания запросов, выходящих за рамки предлагаемых далее простейших вариантов;
• Простой запрос – автоматическое создание простого запроса для получения данных из одной или нескольких таблиц и/или запросов и отображение их в виде таблицы;
• Перекрестный запрос – автоматическое создание перекрестного запроса для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ;
• Повторяющиеся записи - автоматическое создание запроса на поиск записей с повторяющимися значениями полей;
• Записи без подчиненных - автоматическое создание запроса на поиск записей в одной (главной) таблице, которые не имеют подчиненных записей в другой (подчиненной) таблице.
7.1. Автоматическое создание запросов с помощью мастеров
Использование мастеров при создании запросов позволяет быстро получить нужные данные для просмотра и анализа.
Задание 12. Создайте запрос СтудентыФакультета, выводящий номера зачетных книжек, фамилии, имена и отчества студентов с указанием подгруппы.
Это простой запрос, для него удобнее использовать мастер простых запросов, в котором на первом шаге выбирается таблица Студенты и поля, которые необходимо отобразить (НомерЗачетнойКнижки, Фамилия, Имя, Отчество, Подгруппа), а на втором шаге запросу присваивается имя – СтудентыФакультета.
Задание 13. Создайте запрос ПовторДатыПринятия, выводящий фамилии и имена преподавателей, принятых на работу в один день.
Для этого примените мастер создания запроса на повторяющиеся записи. Работа с ним состоит из следующих шагов:
1-й шаг – выбрать таблицу, по которой делается запрос;
2-й шаг – выбрать поле, по которому будет идти поиск повторяющихся значений (ДатаПриемаНаРаботу);
3-й шаг – выбрать те поля, которые должны выводиться в запросе (Фамилия, Имя, Отчество, ДатаПриемаНаРаботу);
4-й шаг – ввести имя запроса (ПовторДатыПринятия).
Задание 14 .Создайте запрос СтудентыБезГрупп, выводящий сведения о студентах, для которых нет сведений об их подгруппах.
Воспользуйтесь мастером создания запросов на записи без подчиненных. Запросы такого типа могут быть использованы для контроля согласованности введенных пользователями данных.
1-й шаг – выбрать таблицу, записи из которой нужно получить (Студенты);
2-й шаг – выбрать связанную таблицу с подчиненными записями (Подгруппы);
3-й шаг – указать поля, по которым связаны эти таблицы (КодПодгруппы и Подгруппа);
4-й шаг – выбрать поля из основной таблицы, которые должны войти в запрос (НомерЗачетнойКнижки, Фамилия, Имя, Отчество);
5-й шаг – ввести имя запроса (СтудентыБезГрупп).
Задание 15. Создайте запрос Должности, показывающий распределение преподавателей по должностям на кафедрах (рис. 12).
Для создания такого запроса удобно использовать мастер перекрестных запросов. Перекрестные запросы используют для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ. Перекрестный запрос может подсчитывать сумму, среднее арифметическое, количество значений или выполнять другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой – заголовки строк.
Работа с мастером состоит из следующих шагов:
1-й шаг – выбрать таблицу (Преподаватели), причем в качестве источника записей можно выбрать только одну таблицу или запрос;
2-й шаг – выбрать поля, значения которых будут заголовками строк (Кафедра);
3-й шаг – выбрать поля, значения которых будут заголовками столбцов (Должность);
4-й шаг – выбрать поле и функцию для вычисления результатов (поле – Фамилия, так как нужно подсчитать преподавателей, а функция – Число, так как нужно подсчитать их количество);
5-й шаг - ввести имя запроса Должности.
Задание 16. Удалите запрос Должности и создайте новый запрос таким образом, чтобы вместо кода кафедры выводилось ее полное название.
Указание. Для этого вначале необходимо создать простой запрос, содержащий поле НазваниеКафедры таблицы Кафедры и поля Фамилия и Должность таблицы Преподаватели, а затем выбрать этот запрос как источник данных для перекрестного запроса.
7.2. Создание запросов на выборку в режиме Конструктора
Режим конструктора является наиболее общим способом при создании запросов, выходящих за рамки описанных выше.
Вызов окна для создания запроса в режиме конструктора может быть выполнен двумя способами: нажатием кнопки Создать и дальнейшим выбором команды Конструктор либо выбором команды Создание запроса в режиме Конструктора в окне базы данных.
Для перевода ранее созданного запроса в режим конструктора достаточно выделить требуемый в списке запрос и выполнить команду Конструктор в меню окна базы данных.
Составление запроса в режиме Конструктора в общем случае включает в себя следующие этапы:
1) Выбор нужных таблиц и указание полей, которые будут использоваться в запросе (рис. 13).
Таблицы выбираются при создании запроса в режиме конструктора через окно Добавление таблицы. Это окно можно вызвать также либо командой главного меню Запрос/Отобразить таблицу…, либо кнопкой Отобразить таблицу на панели инструментов Конструктор запросов.
Если в результирующем наборе будут присутствовать поля таблиц, напрямую не связанных между собой, то в запрос должны быть включены все связующие их таблицы в соответствии со Схемой данных.
2) Описание вычисляемых полей и групповых операций над записями.
При создании запросов допускается создание вычисляемых полей, значения которых формируются в процессе выполнения арифметических операций над значениями других полей и использования набора специальных встроенных функций. Значения вычисляемых полей формируются каждый раз при выполнении запроса.
3) Установление условий отбора записей в результирующем наборе.
При записи условия отбора допустимо использование:
• Операций сравнения: >, <, >=, <=, <>, = (предполагается по умолчанию).
• Логических операций: Not, And, Or (можно использовать строку или, которая находится после строки Условие отбора в окне конструктора запроса).
• Функции Between, которая используется для указания диапазона значений в следующем формате: between значение1 and значение2. Например: between 01.12.2006 and 15.12.2006 – значения даты с 1 по 15 декабря 2006 года.
• Функции Like, которая определяет соответствие строкового выражения маске, для записи которой используются символы * (любое количество произвольных символов) и ? (один произвольный символ). Например, Like “Ф*” – текстовые значения, начинающиеся с «Ф».
4) Определение параметров отображения результатов выполнения запроса (направление сортировки полей, показ полей).
В режиме конструктора запросов направление сортировки поля указывается в строке Сортировка, а показ полей – установкой или снятием флажка в строке Вывод на экран.
5) Сохранение и ввод имени созданного запроса.
Задание 17. Создайте запрос Лекции, отображающий только лекционные занятия и включающий название подгруппы, фамилию, имя, отчество преподавателя, наименование дисциплины, а также количество лекционных часов.
Задание 18. Измените созданный запрос Лекции таким образом, чтобы вся информация выводилась для указанной пользователем подгруппы.
Так как необходимо, чтобы пользователь вводил нужную ему подгруппу при запуске запроса, то простое указание конкретной подгруппы в строке Условие отбора в режиме конструктора не решит задачу. Здесь нужно в качестве условия отбора добавить в запрос параметр.
Для этого в строке Условие отбора вместо конкретного значения поля указывается в квадратных скобках приглашение на ввод значения: [Введите значение параметра] (в нашем случае, например, [Введите подгруппу]).
Задание 19. Создайте запрос ДисциплиныФакультета, содержащий сведения о наименовании дисциплины, количестве лекционных и практических часов, наименовании кафедры, к которой относится дисциплина. Кроме того, добавьте вычисляемое поле, в котором для дисциплины отображается ее общий объем (сумма лекционных и практических часов).
Здесь необходимо в режиме конструктора добавить в запрос вычисляемое поле. Для этого в свободном столбце запроса (после всех выбранных полей) в строке Поле введите имя нового поля, поставьте двоеточие, а затем введите формулу вручную или воспользовавшись Построителем выражений, который вызывается кнопкой Построить на панели инструментов.
В окне Построителя выражений (рис. 14), раскрывая структуру в списке объектов базы данных, можно выбрать поля таблиц и необходимые функции и поместить их в выражение двойным щелчком или кнопкой Вставить. Во избежание ошибок старайтесь выбирать нужные элементы из списка объектов базы данных, а не прописывать вручную их имена.
Примечание. Если имя вычисляемого поля сразу не было указано, то по умолчанию оно будет определено как Выражение1 и в дальнейшем по усмотрению пользователя может быть переименовано.
Задание 20. Создайте запрос ДеньРождения, выводящий список студентов, у которых день рождения в месяце, указанном пользователем.
• Для решения этой задачи необходимо в запросе использовать параметр, т. е. в строке Условие отбора предложить пользователю ввести месяц.
• Далее в строке Поле этого же столбца, вызвав Построитель выражений (рис. 15), необходимо получить месяц нужной даты, для чего можно применить функцию Month, единственным аргументом которой будет значение типа Дата/Время (в нашем случае это значение поля ДатаРождения). То есть итоговое выражение будет иметь вид: Month([ДатаРождения]).
В общем случае нужную функцию можно найти в группе Все или в соответствующем разделе (например, Текстовые, Дата/Время, Логические, Управления). Кнопкой Справка вызывается информация о назначении и использовании выделенной функции.
Задание 21. Измените запрос Лекции так, чтобы вместе с фамилией преподавателя вместо имени и отчества выводились его инициалы. Например, Иванов А. П.(Указание. Используйте текстовую функцию Left.)
Задание 22. Выведите список преподавателей, имеющих ученые степени, указав их фамилии и инициалы, должность, наименование кафедры и стаж работы. Сохраните под именем КандидатыИДоктора.
Разве могли вы мечтать, что можно играть в онлайн казино с вами дома? Теперь это реальность!
Дешево, быстро и надежно - тайм карты для различных онлайн игр
Результат выполнения выборки - итоговый набор данных, удовлетворяющих заданным условиям, состоящий из заголовков столбцов и записей данных. Этот набор должен содержать не менее одного столбца, а также ноль или более записей.
В СУБД MS Access выборка данных реализуется с помощью запросов, которые могут быть использованы не только для просмотра, но и для изменения и анализа данных. Кроме этого запрос может быть использован в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным.
Для создания запроса необходимо в окне базы данных вызвать диалоговое окно Новый запрос (вызывается кнопкой Создать), в котором предлагаются следующие варианты создания нового запроса:
• Конструктор – наиболее мощный инструмент детального, «ручного» создания запросов, выходящих за рамки предлагаемых далее простейших вариантов;
• Простой запрос – автоматическое создание простого запроса для получения данных из одной или нескольких таблиц и/или запросов и отображение их в виде таблицы;
• Перекрестный запрос – автоматическое создание перекрестного запроса для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ;
• Повторяющиеся записи - автоматическое создание запроса на поиск записей с повторяющимися значениями полей;
• Записи без подчиненных - автоматическое создание запроса на поиск записей в одной (главной) таблице, которые не имеют подчиненных записей в другой (подчиненной) таблице.
7.1. Автоматическое создание запросов с помощью мастеров
Использование мастеров при создании запросов позволяет быстро получить нужные данные для просмотра и анализа.
Задание 12. Создайте запрос СтудентыФакультета, выводящий номера зачетных книжек, фамилии, имена и отчества студентов с указанием подгруппы.
Это простой запрос, для него удобнее использовать мастер простых запросов, в котором на первом шаге выбирается таблица Студенты и поля, которые необходимо отобразить (НомерЗачетнойКнижки, Фамилия, Имя, Отчество, Подгруппа), а на втором шаге запросу присваивается имя – СтудентыФакультета.
Задание 13. Создайте запрос ПовторДатыПринятия, выводящий фамилии и имена преподавателей, принятых на работу в один день.
Для этого примените мастер создания запроса на повторяющиеся записи. Работа с ним состоит из следующих шагов:
1-й шаг – выбрать таблицу, по которой делается запрос;
2-й шаг – выбрать поле, по которому будет идти поиск повторяющихся значений (ДатаПриемаНаРаботу);
3-й шаг – выбрать те поля, которые должны выводиться в запросе (Фамилия, Имя, Отчество, ДатаПриемаНаРаботу);
4-й шаг – ввести имя запроса (ПовторДатыПринятия).
Задание 14 .Создайте запрос СтудентыБезГрупп, выводящий сведения о студентах, для которых нет сведений об их подгруппах.
Воспользуйтесь мастером создания запросов на записи без подчиненных. Запросы такого типа могут быть использованы для контроля согласованности введенных пользователями данных.
1-й шаг – выбрать таблицу, записи из которой нужно получить (Студенты);
2-й шаг – выбрать связанную таблицу с подчиненными записями (Подгруппы);
3-й шаг – указать поля, по которым связаны эти таблицы (КодПодгруппы и Подгруппа);
4-й шаг – выбрать поля из основной таблицы, которые должны войти в запрос (НомерЗачетнойКнижки, Фамилия, Имя, Отчество);
5-й шаг – ввести имя запроса (СтудентыБезГрупп).
Задание 15. Создайте запрос Должности, показывающий распределение преподавателей по должностям на кафедрах (рис. 12).
Для создания такого запроса удобно использовать мастер перекрестных запросов. Перекрестные запросы используют для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ. Перекрестный запрос может подсчитывать сумму, среднее арифметическое, количество значений или выполнять другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой – заголовки строк.
Работа с мастером состоит из следующих шагов:
1-й шаг – выбрать таблицу (Преподаватели), причем в качестве источника записей можно выбрать только одну таблицу или запрос;
2-й шаг – выбрать поля, значения которых будут заголовками строк (Кафедра);
3-й шаг – выбрать поля, значения которых будут заголовками столбцов (Должность);
4-й шаг – выбрать поле и функцию для вычисления результатов (поле – Фамилия, так как нужно подсчитать преподавателей, а функция – Число, так как нужно подсчитать их количество);
5-й шаг - ввести имя запроса Должности.
Задание 16. Удалите запрос Должности и создайте новый запрос таким образом, чтобы вместо кода кафедры выводилось ее полное название.
Указание. Для этого вначале необходимо создать простой запрос, содержащий поле НазваниеКафедры таблицы Кафедры и поля Фамилия и Должность таблицы Преподаватели, а затем выбрать этот запрос как источник данных для перекрестного запроса.
7.2. Создание запросов на выборку в режиме Конструктора
Режим конструктора является наиболее общим способом при создании запросов, выходящих за рамки описанных выше.
Вызов окна для создания запроса в режиме конструктора может быть выполнен двумя способами: нажатием кнопки Создать и дальнейшим выбором команды Конструктор либо выбором команды Создание запроса в режиме Конструктора в окне базы данных.
Для перевода ранее созданного запроса в режим конструктора достаточно выделить требуемый в списке запрос и выполнить команду Конструктор в меню окна базы данных.
Составление запроса в режиме Конструктора в общем случае включает в себя следующие этапы:
1) Выбор нужных таблиц и указание полей, которые будут использоваться в запросе (рис. 13).
Таблицы выбираются при создании запроса в режиме конструктора через окно Добавление таблицы. Это окно можно вызвать также либо командой главного меню Запрос/Отобразить таблицу…, либо кнопкой Отобразить таблицу на панели инструментов Конструктор запросов.
Если в результирующем наборе будут присутствовать поля таблиц, напрямую не связанных между собой, то в запрос должны быть включены все связующие их таблицы в соответствии со Схемой данных.
2) Описание вычисляемых полей и групповых операций над записями.
При создании запросов допускается создание вычисляемых полей, значения которых формируются в процессе выполнения арифметических операций над значениями других полей и использования набора специальных встроенных функций. Значения вычисляемых полей формируются каждый раз при выполнении запроса.
3) Установление условий отбора записей в результирующем наборе.
При записи условия отбора допустимо использование:
• Операций сравнения: >, <, >=, <=, <>, = (предполагается по умолчанию).
• Логических операций: Not, And, Or (можно использовать строку или, которая находится после строки Условие отбора в окне конструктора запроса).
• Функции Between, которая используется для указания диапазона значений в следующем формате: between значение1 and значение2. Например: between 01.12.2006 and 15.12.2006 – значения даты с 1 по 15 декабря 2006 года.
• Функции Like, которая определяет соответствие строкового выражения маске, для записи которой используются символы * (любое количество произвольных символов) и ? (один произвольный символ). Например, Like “Ф*” – текстовые значения, начинающиеся с «Ф».
4) Определение параметров отображения результатов выполнения запроса (направление сортировки полей, показ полей).
В режиме конструктора запросов направление сортировки поля указывается в строке Сортировка, а показ полей – установкой или снятием флажка в строке Вывод на экран.
5) Сохранение и ввод имени созданного запроса.
Задание 17. Создайте запрос Лекции, отображающий только лекционные занятия и включающий название подгруппы, фамилию, имя, отчество преподавателя, наименование дисциплины, а также количество лекционных часов.
Задание 18. Измените созданный запрос Лекции таким образом, чтобы вся информация выводилась для указанной пользователем подгруппы.
Так как необходимо, чтобы пользователь вводил нужную ему подгруппу при запуске запроса, то простое указание конкретной подгруппы в строке Условие отбора в режиме конструктора не решит задачу. Здесь нужно в качестве условия отбора добавить в запрос параметр.
Для этого в строке Условие отбора вместо конкретного значения поля указывается в квадратных скобках приглашение на ввод значения: [Введите значение параметра] (в нашем случае, например, [Введите подгруппу]).
Задание 19. Создайте запрос ДисциплиныФакультета, содержащий сведения о наименовании дисциплины, количестве лекционных и практических часов, наименовании кафедры, к которой относится дисциплина. Кроме того, добавьте вычисляемое поле, в котором для дисциплины отображается ее общий объем (сумма лекционных и практических часов).
Здесь необходимо в режиме конструктора добавить в запрос вычисляемое поле. Для этого в свободном столбце запроса (после всех выбранных полей) в строке Поле введите имя нового поля, поставьте двоеточие, а затем введите формулу вручную или воспользовавшись Построителем выражений, который вызывается кнопкой Построить на панели инструментов.
В окне Построителя выражений (рис. 14), раскрывая структуру в списке объектов базы данных, можно выбрать поля таблиц и необходимые функции и поместить их в выражение двойным щелчком или кнопкой Вставить. Во избежание ошибок старайтесь выбирать нужные элементы из списка объектов базы данных, а не прописывать вручную их имена.
Примечание. Если имя вычисляемого поля сразу не было указано, то по умолчанию оно будет определено как Выражение1 и в дальнейшем по усмотрению пользователя может быть переименовано.
Задание 20. Создайте запрос ДеньРождения, выводящий список студентов, у которых день рождения в месяце, указанном пользователем.
• Для решения этой задачи необходимо в запросе использовать параметр, т. е. в строке Условие отбора предложить пользователю ввести месяц.
• Далее в строке Поле этого же столбца, вызвав Построитель выражений (рис. 15), необходимо получить месяц нужной даты, для чего можно применить функцию Month, единственным аргументом которой будет значение типа Дата/Время (в нашем случае это значение поля ДатаРождения). То есть итоговое выражение будет иметь вид: Month([ДатаРождения]).
В общем случае нужную функцию можно найти в группе Все или в соответствующем разделе (например, Текстовые, Дата/Время, Логические, Управления). Кнопкой Справка вызывается информация о назначении и использовании выделенной функции.
Задание 21. Измените запрос Лекции так, чтобы вместе с фамилией преподавателя вместо имени и отчества выводились его инициалы. Например, Иванов А. П.(Указание. Используйте текстовую функцию Left.)
Задание 22. Выведите список преподавателей, имеющих ученые степени, указав их фамилии и инициалы, должность, наименование кафедры и стаж работы. Сохраните под именем КандидатыИДоктора.
Разве могли вы мечтать, что можно играть в онлайн казино с вами дома? Теперь это реальность!
Дешево, быстро и надежно - тайм карты для различных онлайн игр
Установление связей
Для установления связей необходимо вывести на экран схему данных командой Сервис/Схема данных (или соответствующей кнопкой ).
С помощью открывшегося окна Добавление таблицы выбрать и добавить в схему нужные таблицы (по заданию 3 – таблицу Студенты). Открыть это окно можно также командой Связи/Добавить таблицу, через контекстное меню или кнопкой на панели инструментов.
Связь можно установить «протяжкой» мышью внешнего ключа ссылающейся таблицы (поле Подгруппа таблицы Студенты) на первичный ключ ссылочной таблицы (поле КодПодгруппы таблицы Подгруппы). Далее необходимо выполнить определение связи в окне Изменение связей:
• При активизации указателя Обеспечение целостности данных устанавливается запрет на ввод значений, которых нет в ссылочной таблице, из ссылочной таблицы невозможно будет удалить запись, если значение связанного поля в ней совпадает хотя бы с одним значением этого поля в ссылающейся таблице.
• Каскадное обновление связанных полей обеспечивает изменение значений связанного поля в ссылающейся таблице, если изменяется его значение в ссылочной таблице.
• При каскадном удалении связанных записей происходит удаление записи из ссылочной таблицы при удалении всех записей из ссылающейся таблицы, содержащих удаленное значение связанного поля.
При выполнении задания 3 лучше отметить Обеспечение целостности данных и Каскадное обновление связанных полей. Не следует отмечать Каскадное удаление связанных записей, т. к. при удалении какой-либо подгруппы из таблицы Подгруппы нам не надо, чтобы из таблицы Студенты удалились студенты, учащиеся в этой подгруппе.
Для изменения связи нужно вызвать это же окно Изменение связей (через меню Связи / Изменить связь или двойным щелчком мышью на линии связи), а для удаления достаточно выделить связь и нажать клавишу Delete.
Бывают такие ситуации, когда между двумя таблицами необходимо установить две различные связи. Например, таблицы Студенты и Подгруппы имеют две связи: первая была вами создана в задании 3-а; вторая - между полями НомерЗачетнойКнижки (из таблицы Студенты) и Староста (из таблицы Подгруппы), так как в этом поле предполагается указывать коды (номера зачетных книжек) студентов, которые являются старостами соответствующих групп.
5. Заполнение таблиц
Заполнить таблицы можно напрямую или создать по ним формы, а потом внести данные через формы.
Задание 4. В таблицу Студенты внесите записи про четверых студентов в режиме просмотра таблицы.
6. Формы
6.1. Автоформы
В Access предусмотрены различные режимы создания форм: Конструктор; Мастер форм; Автоформы разных типов. Самый простой способ – Автоформы. Здесь надо просто выделить тип автоформы в окне Новая форма (вызывается кнопкой Создать) и выбрать из списка источник данных в этом же окне.
Задание 5. Создайте автоформу (в столбец) по таблице Студенты. Внесите через эту форму сведения еще о 4 студентах.
Автоформу в столбец можно также создать на основе открытой или выделенной таблицы в окне базы данных. Выбор команды Автоформа в меню Вставка или кнопка Новый объект на панели инструментов приводит к созданию простой формы.
Задание 6. Создайте автоформу (на основе выделенной таблицы) по таблице Дисциплины.
6.2. Мастер форм
Мастер форм предоставляет расширенные возможности по настройке формы по сравнению с автоформами: например, в форму могут быть включены данные нескольких таблиц, можно выбирать поля, которые будут представлены в форме, или задать подходящий стиль оформления.
Задание 7. Используя мастер форм, создайте форму для ввода данных по подгруппам и студентам этих подгрупп по таблицам Подгруппы и Студенты. Внесите через эту форму сведения еще о 4 студентах.
Пояснения по выполнению задания:
• Для включения мастера можно воспользоваться командой Мастер форм из диалогового окна Новая форма или командой Создание формы с помощью Мастера в окне форм.
• 1-й шаг – выбор полей из таблиц, которые будут представлены в форме. Здесь имеется возможность выбрать данные из нескольких таблиц, после чего нужные поля перемещают из списка доступных полей в список выбранных полей (выберите все поля из таблицы Подгруппы и все поля из таблицы Студенты, кроме поля Подгруппа).
• 2-м шагом предлагается выбрать вид представления данных (выберите «Подчиненные формы» и выделите таблицу, которая будет главной – в нашем случае Подгруппы).
• 3-й шаг – выбор внешнего вида подчиненной формы (выберите табличный).
• 4-й шаг – позволяет выбрать стиль формы (выберите по вашему усмотрению).
• 5-м шагом назначается имя форме (Студенты по подгруппам). Сохраните форму.
6.3. Конструктор форм
Конструктор предусматривает более детальное, «ручное» проектирование макета формы. Здесь можно не только изменить расположение объектов, но и добавить на форму различные элементы управления, такие, как наборы вкладок, кнопки, переключатели, поля со списком, которые позволяют оптимизировать ввод данных. Для открытия готовой формы в режиме конструктора можно воспользоваться кнопкой Конструктор или одноименной командой из контекстного меню формы.
Задание 8. Создайте в режиме конструктора форму по таблице Занятия.
Пояснения по выполнению задания:
• Вызовите диалоговое окно Новая форма и выберите в качестве источника данных нужную таблицу (Занятия).
• При создании формы в режиме конструктора могут понадобиться следующие объекты, которые можно вызвать через меню Вид или кнопки на панели инструментов:
Список полей (рис. 7) содержит поля таблицы, выбранной в качестве источника данных.
Панель элементов (рис. 8) позволяет добавлять на форму элементы управления.
Свойства – используется для настройки элементов формы.
• Поместите в форму все поля, перетащив их из списка полей (рис. 7) мышью на форму в раздел Область данных.
• Подкорректируйте размеры полей и их расположение на форме с помощью мыши (рис. 9) либо клавиш CTRL и SHIFT и стрелок управления курсором на клавиатуре.
• Самостоятельно изучите возможности размещения элементов с помощью меню Формат (выровнять, размер, интервал).
• Выберите фон формы, воспользовавшись командой Формат/Автоформат.
• Измените цвет фона, цвет шрифта, толщину линии и оформление полей, используя соответствующие кнопки на панели инструментов Форматирование.
• Закройте форму, подтвердив сохранение изменений и присвоив ей имя Занятия. Откройте форму в режиме просмотра и добавьте информацию о четырёх занятиях.
Рассмотрим основные элементы управления.
Надпись. Используется для размещения в форме текста (заголовков, поясняющих надписей). Надписи бывают присоединенными и свободными. Присоединенные служат заголовками полей, они автоматически создаются при вводе в форму поля и присоединяются к этому полю. Свободные надписи создаются указанной кнопкой и служат для оформления формы, они не выводятся в самой таблице. Максимальная длина надписи 2048 символов.
Поле. Служит для ввода и отображения данных и содержит, как правило, прикрепленную поясняющую надпись. Обычно значения полей вводятся пользователем, но их можно определить и программно. Например, в форме Преподаватели (которая уже была в БД ФАКУЛЬТЕТ) вставлено поле, отображающее текущую дату. Это вычисляемое поле, в котором введена формула (рис. 10).
Выключатель, переключатель и флажок предоставляют пользователю возможность выбирать значения. Все они используются для представления данных логического типа, т. е. могут принимать значения 0 (нет, выключен) или 1 (да, включен). Так, например, в таблице Студенты с помощью флажка вводится информация о том, проживает ли студент в общежитии.
Группа используется для того, чтобы дать возможность пользователю выбрать единственное значение из короткого списка. Сами элементы управления в группе не должны присоединяться к полям таблицы, но для каждого из них необходимо задать значение параметра. Оно должно быть числовым и обязательно разным для каждого элемента группы (чаще всего это значения ключевого поля). Когда пользователь выбирает переключатель в группе, значение элемента становится равным значению параметра выбранного переключателя. Это значение сохраняется в соответствующем поле таблицы.
Список. Используется для представления на экране поля, значения которого ограничиваются не слишком длинным списком.
Поле со списком. Этот элемент во многом аналогичен Списку. Применяется в формах для той же цели, т. е. когда требуется, чтобы значение поля не вводилось вручную, а выбиралось из известного списка. Однако существуют отличия:
поле со списком позволяет не только выбрать значения из списка, но и ввести его прямо в поле ввода;
поле со списком может включать большее количество значений, так как в нем отображается только текущее значение, а остальные выводятся, когда пользователь открывает список.
Кнопка. Именно с кнопками связаны многие действия, выполняемые пользователем в приложении (сохранение введенных данных, вызов другой формы, вывод документа на печать и др.). Создание кнопки оптимально производить, следуя всем шагам мастера создания кнопок, где предоставляется возможность выбрать категорию действий кнопки, само действие и т. д. В случае, когда мастера не доступны, можно настроить свойства кнопки в режиме конструктора, указав конкретное действие (с помощью макроса или программно).
Рисунок, Свободная рамка объекта и Присоединенная рамка объекта используются для вставки в форму объектов, созданных в других приложениях. Эти элементы различаются тем, будут ли объекты, вставленные в эти рамки, храниться в таблицах Access или не будут. Свободная рамка содержит объект, который хранится либо в самой форме, либо во внешнем файле. Присоединенная рамка содержит объект, который хранится в поле таблицы (в этом случае тип поля – Поле объекта OLE). Элемент управления Рисунок близок по свойствам к Свободной рамке объекта, но работает быстрее, так как требует меньше ресурсов.
Инструменты Линия и Прямоугольник используются для оформления внешнего вида форм. Изменить цвет и тип фона, цвет и тип линии можно через свойства элемента или кнопки на панели инструментов.
Набор вкладок позволяет разнести поля формы на разные вкладки (например, по тематике) и используется для создания многостраничных форм. Вкладки можно добавлять и убирать. Все параметры каждой вкладки – в окне свойств. При работе с вкладками необходимо помнить, что если элемент первоначально располагался на форме, то для того, чтобы переместить его на вкладку его нужно вырезать в буфер обмена, а затем вставить на нужную вкладку.
Разрыв страницы. Используется в многостраничных формах и отчетах для того, чтобы определить место конца одной страницы и начала другой. В режиме конструктора этот элемент отображается в виде пяти горизонтально расположенных точек и имеет всего четыре свойства: Имя, От левого края и От верхнего края (координаты относительно верхнего левого угла формы), Дополнительные сведения. Для переключения между страницами готовой формы используются клавиши Page Up, Page Down.
Принципы создания описанных элементов управления одинаковы – их можно добавлять в режиме конструктора при помощи мастера или же путем настройки свойств.
При вставке в форму элементов управления удобно использовать мастера. Чтобы при выборе элемента запускались мастера, кнопка Мастера на панели элементов должна быть нажата. В дальнейшем можно подкорректировать свойства созданных элементов в конструкторе: изменить размеры элементов и подписи, задать дополнительные параметры с помощью окна свойств.
Когда скучно и делать нечего, лучшее занятие - зайти в интернет казино и весело провести время!
Популярный интернет магазин - самые современные игры магазин!
С помощью открывшегося окна Добавление таблицы выбрать и добавить в схему нужные таблицы (по заданию 3 – таблицу Студенты). Открыть это окно можно также командой Связи/Добавить таблицу, через контекстное меню или кнопкой на панели инструментов.
Связь можно установить «протяжкой» мышью внешнего ключа ссылающейся таблицы (поле Подгруппа таблицы Студенты) на первичный ключ ссылочной таблицы (поле КодПодгруппы таблицы Подгруппы). Далее необходимо выполнить определение связи в окне Изменение связей:
• При активизации указателя Обеспечение целостности данных устанавливается запрет на ввод значений, которых нет в ссылочной таблице, из ссылочной таблицы невозможно будет удалить запись, если значение связанного поля в ней совпадает хотя бы с одним значением этого поля в ссылающейся таблице.
• Каскадное обновление связанных полей обеспечивает изменение значений связанного поля в ссылающейся таблице, если изменяется его значение в ссылочной таблице.
• При каскадном удалении связанных записей происходит удаление записи из ссылочной таблицы при удалении всех записей из ссылающейся таблицы, содержащих удаленное значение связанного поля.
При выполнении задания 3 лучше отметить Обеспечение целостности данных и Каскадное обновление связанных полей. Не следует отмечать Каскадное удаление связанных записей, т. к. при удалении какой-либо подгруппы из таблицы Подгруппы нам не надо, чтобы из таблицы Студенты удалились студенты, учащиеся в этой подгруппе.
Для изменения связи нужно вызвать это же окно Изменение связей (через меню Связи / Изменить связь или двойным щелчком мышью на линии связи), а для удаления достаточно выделить связь и нажать клавишу Delete.
Бывают такие ситуации, когда между двумя таблицами необходимо установить две различные связи. Например, таблицы Студенты и Подгруппы имеют две связи: первая была вами создана в задании 3-а; вторая - между полями НомерЗачетнойКнижки (из таблицы Студенты) и Староста (из таблицы Подгруппы), так как в этом поле предполагается указывать коды (номера зачетных книжек) студентов, которые являются старостами соответствующих групп.
5. Заполнение таблиц
Заполнить таблицы можно напрямую или создать по ним формы, а потом внести данные через формы.
Задание 4. В таблицу Студенты внесите записи про четверых студентов в режиме просмотра таблицы.
6. Формы
6.1. Автоформы
В Access предусмотрены различные режимы создания форм: Конструктор; Мастер форм; Автоформы разных типов. Самый простой способ – Автоформы. Здесь надо просто выделить тип автоформы в окне Новая форма (вызывается кнопкой Создать) и выбрать из списка источник данных в этом же окне.
Задание 5. Создайте автоформу (в столбец) по таблице Студенты. Внесите через эту форму сведения еще о 4 студентах.
Автоформу в столбец можно также создать на основе открытой или выделенной таблицы в окне базы данных. Выбор команды Автоформа в меню Вставка или кнопка Новый объект на панели инструментов приводит к созданию простой формы.
Задание 6. Создайте автоформу (на основе выделенной таблицы) по таблице Дисциплины.
6.2. Мастер форм
Мастер форм предоставляет расширенные возможности по настройке формы по сравнению с автоформами: например, в форму могут быть включены данные нескольких таблиц, можно выбирать поля, которые будут представлены в форме, или задать подходящий стиль оформления.
Задание 7. Используя мастер форм, создайте форму для ввода данных по подгруппам и студентам этих подгрупп по таблицам Подгруппы и Студенты. Внесите через эту форму сведения еще о 4 студентах.
Пояснения по выполнению задания:
• Для включения мастера можно воспользоваться командой Мастер форм из диалогового окна Новая форма или командой Создание формы с помощью Мастера в окне форм.
• 1-й шаг – выбор полей из таблиц, которые будут представлены в форме. Здесь имеется возможность выбрать данные из нескольких таблиц, после чего нужные поля перемещают из списка доступных полей в список выбранных полей (выберите все поля из таблицы Подгруппы и все поля из таблицы Студенты, кроме поля Подгруппа).
• 2-м шагом предлагается выбрать вид представления данных (выберите «Подчиненные формы» и выделите таблицу, которая будет главной – в нашем случае Подгруппы).
• 3-й шаг – выбор внешнего вида подчиненной формы (выберите табличный).
• 4-й шаг – позволяет выбрать стиль формы (выберите по вашему усмотрению).
• 5-м шагом назначается имя форме (Студенты по подгруппам). Сохраните форму.
6.3. Конструктор форм
Конструктор предусматривает более детальное, «ручное» проектирование макета формы. Здесь можно не только изменить расположение объектов, но и добавить на форму различные элементы управления, такие, как наборы вкладок, кнопки, переключатели, поля со списком, которые позволяют оптимизировать ввод данных. Для открытия готовой формы в режиме конструктора можно воспользоваться кнопкой Конструктор или одноименной командой из контекстного меню формы.
Задание 8. Создайте в режиме конструктора форму по таблице Занятия.
Пояснения по выполнению задания:
• Вызовите диалоговое окно Новая форма и выберите в качестве источника данных нужную таблицу (Занятия).
• При создании формы в режиме конструктора могут понадобиться следующие объекты, которые можно вызвать через меню Вид или кнопки на панели инструментов:
Список полей (рис. 7) содержит поля таблицы, выбранной в качестве источника данных.
Панель элементов (рис. 8) позволяет добавлять на форму элементы управления.
Свойства – используется для настройки элементов формы.
• Поместите в форму все поля, перетащив их из списка полей (рис. 7) мышью на форму в раздел Область данных.
• Подкорректируйте размеры полей и их расположение на форме с помощью мыши (рис. 9) либо клавиш CTRL и SHIFT и стрелок управления курсором на клавиатуре.
• Самостоятельно изучите возможности размещения элементов с помощью меню Формат (выровнять, размер, интервал).
• Выберите фон формы, воспользовавшись командой Формат/Автоформат.
• Измените цвет фона, цвет шрифта, толщину линии и оформление полей, используя соответствующие кнопки на панели инструментов Форматирование.
• Закройте форму, подтвердив сохранение изменений и присвоив ей имя Занятия. Откройте форму в режиме просмотра и добавьте информацию о четырёх занятиях.
Рассмотрим основные элементы управления.
Надпись. Используется для размещения в форме текста (заголовков, поясняющих надписей). Надписи бывают присоединенными и свободными. Присоединенные служат заголовками полей, они автоматически создаются при вводе в форму поля и присоединяются к этому полю. Свободные надписи создаются указанной кнопкой и служат для оформления формы, они не выводятся в самой таблице. Максимальная длина надписи 2048 символов.
Поле. Служит для ввода и отображения данных и содержит, как правило, прикрепленную поясняющую надпись. Обычно значения полей вводятся пользователем, но их можно определить и программно. Например, в форме Преподаватели (которая уже была в БД ФАКУЛЬТЕТ) вставлено поле, отображающее текущую дату. Это вычисляемое поле, в котором введена формула (рис. 10).
Выключатель, переключатель и флажок предоставляют пользователю возможность выбирать значения. Все они используются для представления данных логического типа, т. е. могут принимать значения 0 (нет, выключен) или 1 (да, включен). Так, например, в таблице Студенты с помощью флажка вводится информация о том, проживает ли студент в общежитии.
Группа используется для того, чтобы дать возможность пользователю выбрать единственное значение из короткого списка. Сами элементы управления в группе не должны присоединяться к полям таблицы, но для каждого из них необходимо задать значение параметра. Оно должно быть числовым и обязательно разным для каждого элемента группы (чаще всего это значения ключевого поля). Когда пользователь выбирает переключатель в группе, значение элемента становится равным значению параметра выбранного переключателя. Это значение сохраняется в соответствующем поле таблицы.
Список. Используется для представления на экране поля, значения которого ограничиваются не слишком длинным списком.
Поле со списком. Этот элемент во многом аналогичен Списку. Применяется в формах для той же цели, т. е. когда требуется, чтобы значение поля не вводилось вручную, а выбиралось из известного списка. Однако существуют отличия:
поле со списком позволяет не только выбрать значения из списка, но и ввести его прямо в поле ввода;
поле со списком может включать большее количество значений, так как в нем отображается только текущее значение, а остальные выводятся, когда пользователь открывает список.
Кнопка. Именно с кнопками связаны многие действия, выполняемые пользователем в приложении (сохранение введенных данных, вызов другой формы, вывод документа на печать и др.). Создание кнопки оптимально производить, следуя всем шагам мастера создания кнопок, где предоставляется возможность выбрать категорию действий кнопки, само действие и т. д. В случае, когда мастера не доступны, можно настроить свойства кнопки в режиме конструктора, указав конкретное действие (с помощью макроса или программно).
Рисунок, Свободная рамка объекта и Присоединенная рамка объекта используются для вставки в форму объектов, созданных в других приложениях. Эти элементы различаются тем, будут ли объекты, вставленные в эти рамки, храниться в таблицах Access или не будут. Свободная рамка содержит объект, который хранится либо в самой форме, либо во внешнем файле. Присоединенная рамка содержит объект, который хранится в поле таблицы (в этом случае тип поля – Поле объекта OLE). Элемент управления Рисунок близок по свойствам к Свободной рамке объекта, но работает быстрее, так как требует меньше ресурсов.
Инструменты Линия и Прямоугольник используются для оформления внешнего вида форм. Изменить цвет и тип фона, цвет и тип линии можно через свойства элемента или кнопки на панели инструментов.
Набор вкладок позволяет разнести поля формы на разные вкладки (например, по тематике) и используется для создания многостраничных форм. Вкладки можно добавлять и убирать. Все параметры каждой вкладки – в окне свойств. При работе с вкладками необходимо помнить, что если элемент первоначально располагался на форме, то для того, чтобы переместить его на вкладку его нужно вырезать в буфер обмена, а затем вставить на нужную вкладку.
Разрыв страницы. Используется в многостраничных формах и отчетах для того, чтобы определить место конца одной страницы и начала другой. В режиме конструктора этот элемент отображается в виде пяти горизонтально расположенных точек и имеет всего четыре свойства: Имя, От левого края и От верхнего края (координаты относительно верхнего левого угла формы), Дополнительные сведения. Для переключения между страницами готовой формы используются клавиши Page Up, Page Down.
Принципы создания описанных элементов управления одинаковы – их можно добавлять в режиме конструктора при помощи мастера или же путем настройки свойств.
При вставке в форму элементов управления удобно использовать мастера. Чтобы при выборе элемента запускались мастера, кнопка Мастера на панели элементов должна быть нажата. В дальнейшем можно подкорректировать свойства созданных элементов в конструкторе: изменить размеры элементов и подписи, задать дополнительные параметры с помощью окна свойств.
Когда скучно и делать нечего, лучшее занятие - зайти в интернет казино и весело провести время!
Популярный интернет магазин - самые современные игры магазин!
Проектирование базы данных (БД)
Реляционные базы данных моделируют часть реального мира, т.е. в них хранятся сведения о различных объектах. Главное в проектировании базы данных – определить необходимые для хранения факты о каждом из объектов и связи между ними.
Для примера рассмотрим проектирование и создание базы данных ФАКУЛЬТЕТ.
1 шаг – определение таблиц. Любая таблица должна иметь следующие свойства: в ней нет одинаковых строк (записей), ее записи и столбцы (поля) неупорядочены (т.е. не важна их последовательность), для нее имеется первичный ключ. Первичный ключ – это минимальное множество полей (часто – одно поле) таблицы, позволяющее однозначно идентифицировать записи таблицы. Значения первичного ключа не должны повторяться и не должны быть пустыми. Как правило, в качестве первичного ключа выбирают поля, содержащие числа (коды) или короткий текст.
При рассмотрении требований к БД ФАКУЛЬТЕТ можно определить следующие объекты, подходящие для выделения их в таблицы: Студенты, Подгруппы, Преподаватели, Кафедры, Дисциплины, Занятия.
2 шаг – определение полей таблиц. Для определения полей таблицы требуется установить, какие факты надо отслеживать для каждого объекта. В общем, поля должны иметь следующие свойства: в них не содержатся вычисляемые данные, данные должны быть разбиты на наименьшие логические части. Кроме определения имен полей, важно сразу определить их тип. Также необходимо определить первичный ключ для каждой таблицы.
3 шаг – определение связей. Проектируя базу данных, стараются не допускать избыточности данных в ней. Избыточные данные приводят к увеличению размера базы, а также к нарушению целостности данных при обновлении. Связи, которые устанавливаются между значения нескольких таблиц, как раз являются одним из средств устранения избыточности. Необходимо определить, по каким полям таблиц установить связь. При этом вводится понятие внешнего ключа. Внешним ключом таблицы называется поле (или группа полей), ссылающихся на первичный ключ другой таблицы. При этом оба ключа должны иметь одинаковый тип данных. Таблица, первичный ключ которой участвует в связи, называется ссылочной (главной), а таблица, содержащая соответствующий внешний ключ – ссылающейся (подчиненной). Пример см. на рис. 1.
Существует три типа связей между двумя таблицами:
– один-к-одному: для каждой строки главной таблицы имеется не более одной строки подчиненной таблицы, а для каждой строки подчиненной таблицы – не более одной строки главной таблицы. Такие типы связей встречаются нечасто, т.к. данные из одной таблицы можно просто включить в другую.
Пример см. на рис. 2.
– один-ко-многим: для каждой строки главной таблицы имеется ноль, одна или несколько строк подчиненной таблицы, а для каждой строки подчиненной таблицы имеется только одна строка главной таблицы. Это наиболее распространенный тип связи.
Пример см. на рис. 1.
– многие-ко-многим: каждой строке одной таблицы соответствует несколько строк второй таблицы и наоборот. В СУБД такая связь представлена разбиением ее на две связи один-ко-многим. Пример см. на рис. 3.
2. Объекты CУБД Access
1. Таблицы – основной объект базы данных. В таблицах хранятся все данные, а также и структура базы данных (поля, их типы и свойства).
2. Запросы – это структуры, предназначенные для обработки данных базы: упорядочение, фильтрация, отбор, изменение.
3. Формы – объекты для более наглядной организации ввода или просмотра данных.
4. Отчеты – объекты, предназначенные для подготовки данных к печати.
5. Страницы доступа к данным – это специальный тип Web-страниц, которые предназначены для просмотра и работы с данными из баз Access.
6. Макросы и модули – средства для автоматизации повторяющихся операций, для создания новых функций путем программирования.
Задание 1
1 Запустить систему управления базами данных (СУБД) MS Access и открыть готовую базу данных ФАКУЛЬТЕТ – файл Факультет_Инф-4(озо)_2009.mdb.
2 Исследовать основные созданные объекты Access (таблицы, форму, отчет):
• просмотреть объекты в режиме просмотра (кнопка Открыть или двойной щелчок по имени объекта);
• просмотреть объекты в режиме Конструктора (кнопка Конструктор);
• исследовать свойства таблиц и их полей (в режиме Конструктора).
3 Исследовать Схему данных (меню Сервис/Схема данных).
3. Создание таблицы данных
Для создание таблицы необходимо выбрать объект Таблицы, щелкнуть мышью по кнопке Создать.
Создание таблицы предусмотрено в режимах Таблицы; Конструктора; Мастера таблиц; Импортом таблиц.
Названия этих режимов и отображены в появившемся диалоговом окне.
Задание 2-а. В режиме Конструктора создайте таблицу Студенты (см. табл. 1).
Таблица Поля Типы данных Пояснения
Студенты НомерЗачетнойКнижки Числовой Первичный ключ
Фамилия Текстовый
Имя Текстовый
Отчество Текстовый
Пол Текстовый
ДатаРождения Дата/Время
Адрес Текстовый
Телефон Числовой
Подгруппа Текстовый Является внешним ключом: ссылается на поле КодПодгруппы таблицы Подгруппы
ГодПоступления Числовой
ПроживаетВОбщежитии Логический Может иметь два значения: «Да» или «Нет»
Пояснения по выполнению задания:
В режиме Конструктора пользователь сам осуществляет процесс конструирования или определения структуры таблицы: задает имена полей и их характеристики. В этом режиме предусмотрены:
• столбец для имени поля (обязателен для заполнения, имена полей должны быть уникальны в пределах одной таблицы);
• столбец для типа поля (обязателен для заполнения, можно выбрать тип из открывающегося списка);
• столбец описания поля, то есть кратких сведений о данных, которые будут храниться в нем (не обязателен для заполнения, эти сведения отображаются потом в строке состояния при выделении поля в таблице).
• область свойств поля (в нижней части экрана) содержит более детальное описание общих свойств поля выбранного типа (вкладка Общие), а также дает возможность организовать ввод значений через список (свойства на вкладке Подстановка).
Задание 2-б. В создаваемой Вами таблице Студенты организуйте ввод значений некоторых полей через списки:
• для поля Пол через перечисление (см. рис. 4),
• для поля Подгруппа - через ссылку на таблицу Подгруппы (см. рис. 4).
• для поля Телефон сделайте маску ввода: в свойстве Маска ввода наберите маску 00-00-00 для ввода только шестизначных номеров (см. рис. 5).
После того, как введены все имена полей, их типы и свойства, определяется первичный ключ. Для этого поле (или поля), которому предполагается назначить ключ, нужно выделить, затем на панели инструментов щелкнуть мышью по кнопке Ключевое поле или воспользоваться командой Правка/Ключевое поле.
Посетите интернет магазин игры на любой вкус! От стратегий до шутеров, онлайн и оффлайн игры.
Вы верите в судьбу, вы игрок по характеру - тогда вам в интернет казино вас ждет удача!
Для примера рассмотрим проектирование и создание базы данных ФАКУЛЬТЕТ.
1 шаг – определение таблиц. Любая таблица должна иметь следующие свойства: в ней нет одинаковых строк (записей), ее записи и столбцы (поля) неупорядочены (т.е. не важна их последовательность), для нее имеется первичный ключ. Первичный ключ – это минимальное множество полей (часто – одно поле) таблицы, позволяющее однозначно идентифицировать записи таблицы. Значения первичного ключа не должны повторяться и не должны быть пустыми. Как правило, в качестве первичного ключа выбирают поля, содержащие числа (коды) или короткий текст.
При рассмотрении требований к БД ФАКУЛЬТЕТ можно определить следующие объекты, подходящие для выделения их в таблицы: Студенты, Подгруппы, Преподаватели, Кафедры, Дисциплины, Занятия.
2 шаг – определение полей таблиц. Для определения полей таблицы требуется установить, какие факты надо отслеживать для каждого объекта. В общем, поля должны иметь следующие свойства: в них не содержатся вычисляемые данные, данные должны быть разбиты на наименьшие логические части. Кроме определения имен полей, важно сразу определить их тип. Также необходимо определить первичный ключ для каждой таблицы.
3 шаг – определение связей. Проектируя базу данных, стараются не допускать избыточности данных в ней. Избыточные данные приводят к увеличению размера базы, а также к нарушению целостности данных при обновлении. Связи, которые устанавливаются между значения нескольких таблиц, как раз являются одним из средств устранения избыточности. Необходимо определить, по каким полям таблиц установить связь. При этом вводится понятие внешнего ключа. Внешним ключом таблицы называется поле (или группа полей), ссылающихся на первичный ключ другой таблицы. При этом оба ключа должны иметь одинаковый тип данных. Таблица, первичный ключ которой участвует в связи, называется ссылочной (главной), а таблица, содержащая соответствующий внешний ключ – ссылающейся (подчиненной). Пример см. на рис. 1.
Существует три типа связей между двумя таблицами:
– один-к-одному: для каждой строки главной таблицы имеется не более одной строки подчиненной таблицы, а для каждой строки подчиненной таблицы – не более одной строки главной таблицы. Такие типы связей встречаются нечасто, т.к. данные из одной таблицы можно просто включить в другую.
Пример см. на рис. 2.
– один-ко-многим: для каждой строки главной таблицы имеется ноль, одна или несколько строк подчиненной таблицы, а для каждой строки подчиненной таблицы имеется только одна строка главной таблицы. Это наиболее распространенный тип связи.
Пример см. на рис. 1.
– многие-ко-многим: каждой строке одной таблицы соответствует несколько строк второй таблицы и наоборот. В СУБД такая связь представлена разбиением ее на две связи один-ко-многим. Пример см. на рис. 3.
2. Объекты CУБД Access
1. Таблицы – основной объект базы данных. В таблицах хранятся все данные, а также и структура базы данных (поля, их типы и свойства).
2. Запросы – это структуры, предназначенные для обработки данных базы: упорядочение, фильтрация, отбор, изменение.
3. Формы – объекты для более наглядной организации ввода или просмотра данных.
4. Отчеты – объекты, предназначенные для подготовки данных к печати.
5. Страницы доступа к данным – это специальный тип Web-страниц, которые предназначены для просмотра и работы с данными из баз Access.
6. Макросы и модули – средства для автоматизации повторяющихся операций, для создания новых функций путем программирования.
Задание 1
1 Запустить систему управления базами данных (СУБД) MS Access и открыть готовую базу данных ФАКУЛЬТЕТ – файл Факультет_Инф-4(озо)_2009.mdb.
2 Исследовать основные созданные объекты Access (таблицы, форму, отчет):
• просмотреть объекты в режиме просмотра (кнопка Открыть или двойной щелчок по имени объекта);
• просмотреть объекты в режиме Конструктора (кнопка Конструктор);
• исследовать свойства таблиц и их полей (в режиме Конструктора).
3 Исследовать Схему данных (меню Сервис/Схема данных).
3. Создание таблицы данных
Для создание таблицы необходимо выбрать объект Таблицы, щелкнуть мышью по кнопке Создать.
Создание таблицы предусмотрено в режимах Таблицы; Конструктора; Мастера таблиц; Импортом таблиц.
Названия этих режимов и отображены в появившемся диалоговом окне.
Задание 2-а. В режиме Конструктора создайте таблицу Студенты (см. табл. 1).
Таблица Поля Типы данных Пояснения
Студенты НомерЗачетнойКнижки Числовой Первичный ключ
Фамилия Текстовый
Имя Текстовый
Отчество Текстовый
Пол Текстовый
ДатаРождения Дата/Время
Адрес Текстовый
Телефон Числовой
Подгруппа Текстовый Является внешним ключом: ссылается на поле КодПодгруппы таблицы Подгруппы
ГодПоступления Числовой
ПроживаетВОбщежитии Логический Может иметь два значения: «Да» или «Нет»
Пояснения по выполнению задания:
В режиме Конструктора пользователь сам осуществляет процесс конструирования или определения структуры таблицы: задает имена полей и их характеристики. В этом режиме предусмотрены:
• столбец для имени поля (обязателен для заполнения, имена полей должны быть уникальны в пределах одной таблицы);
• столбец для типа поля (обязателен для заполнения, можно выбрать тип из открывающегося списка);
• столбец описания поля, то есть кратких сведений о данных, которые будут храниться в нем (не обязателен для заполнения, эти сведения отображаются потом в строке состояния при выделении поля в таблице).
• область свойств поля (в нижней части экрана) содержит более детальное описание общих свойств поля выбранного типа (вкладка Общие), а также дает возможность организовать ввод значений через список (свойства на вкладке Подстановка).
Задание 2-б. В создаваемой Вами таблице Студенты организуйте ввод значений некоторых полей через списки:
• для поля Пол через перечисление (см. рис. 4),
• для поля Подгруппа - через ссылку на таблицу Подгруппы (см. рис. 4).
• для поля Телефон сделайте маску ввода: в свойстве Маска ввода наберите маску 00-00-00 для ввода только шестизначных номеров (см. рис. 5).
После того, как введены все имена полей, их типы и свойства, определяется первичный ключ. Для этого поле (или поля), которому предполагается назначить ключ, нужно выделить, затем на панели инструментов щелкнуть мышью по кнопке Ключевое поле или воспользоваться командой Правка/Ключевое поле.
Посетите интернет магазин игры на любой вкус! От стратегий до шутеров, онлайн и оффлайн игры.
Вы верите в судьбу, вы игрок по характеру - тогда вам в интернет казино вас ждет удача!
Подписаться на:
Сообщения (Atom)