Простая вставка рисунка может производиться с помощью элемента Свободная рамка объекта Панели элементов в режиме конструктора форм или отчетов. В этом случае, так же как и при вставке с помощью элемента Рисунок, рисунок один для всех записей или страниц. Использование этих элементов было рассмотрено ранее.
Добавление фонового рисунка для формы или отчета
Для придания формам и отчетам единого стиля можно использовать фоновые рисунки. Стандартные рисунки доступны в меню Формат/Автоформат, однако есть возможность воспользоваться и собственным графическим файлом.
Задание 35. На одну из форм добавьте произвольный фоновый рисунок.
• Для этого в режиме конструктора нужно вызвать свойства формы.
• В поле свойства Рисунок ввести или выбрать имя файла рисунка .
• В поле свойства Тип рисунка выбрать одно из значений: внедренный или связанный.
• Значения поля свойства Масштабы рисунка исследуйте самостоятельно и выберите наиболее подходящее.
• Поле Выравнивание рисунка можно задать только при значении «Фрагмент» предыдущего свойства. (Исследуйте самостоятельно.)
• С фоновым рисунком связано и свойство Мозаичное заполнение.
Для задания фонового рисунка в отчетах действия аналогичны рассмотренным выше, однако есть еще одно свойство: Страницы с рисунком, с помощью которого можно задать вывод рисунка только на первой странице отчета или на всех страницах.
Задание 36. На 1 страницу в отчет Студенты добавьте произвольный фоновый рисунок.
Добавление рисунка для каждой записи таблицы
В том случае, когда для каждой записи таблицы необходимо добавить свой рисунок (например, фотографию студента), элемент управления Рисунок не подойдет. Необходимо добавить новое поле и правильно определить его тип. Конечно, в самой таблице рисунки не могут быть выведены, но они выводятся в соответствующей форме или отчете. Элемент управления в форме или отчете, используемый для отображения и изменения объектов OLE, сохраняемых в таблицах, называется Присоединенной рамкой объекта .
Задание 37. Добавьте для каждой записи таблицы Студенты свой рисунок, например фотографию студента.
• Для этого откройте таблицу Студенты в режиме конструктора.
• Добавьте имя нового поля (например, «Фотография») и выберите тип «Объект OLE».
• Закройте таблицу, сохранив изменения.
Далее можно действовать одним из двух способов: вставлять рисунки непосредственно в таблицу или через форму:
через таблицу через форму
1. Открыть таблицу Студенты в режиме таблицы
2. В новом поле («Фотография») для каждой записи через контекстное меню выбрать команду Добавить объект (или в главном меню - Вставка/Объект) 1. Создать форму по этой таблице или использовать созданную ранее. В случае использования созданной ранее формы, нужно в режиме конструктора в эту форму добавить созданное поле с объектом OLE (перетащить из списка полей), а затем открыть форму в режиме формы.
2. Выделить объект OLE (пока пустая рамка) и выбрать в меню Вставка команду Объект
3. Отметить флажок Создать из файла.
4. Записать или выбрать имя рисунка для данной записи. Для связывания с файлом рисунка – отметить флажок Связь, для вставки в виде значка – флажок В виде значка.
5. Таким же образом добавить фотографию для каждого студента
6. Создать форму по этой таблице или открыть уже имеющуюся форму и добавить созданное поле. 6. Чтобы откорректировать размещение рисунка в рамке, используйте свойство Установка размеров в окне свойств объекта в режиме конструктора
В режиме формы рисунок будет автоматически отображаться на экране, а в режиме таблицы – только имя объекта, например «Точечный рисунок».
9.2. Добавление диаграммы в форму или отчет
Ранее при помощи мастера вы создавали форму или отчет в виде диаграммы. Но можно добавить диаграмму в форму или отчет в качестве дополнительного элемента. При этом диаграмма может отображать только данные присоединенного поля.
Задание 38. На форму Подгруппы добавьте диаграмму, показывающую количество студентов мужского и женского пола в подгруппе.
• Кнопка Диаграмма запускает Мастер диаграмм, с помощью которого пользователь выбирает таблицу или запрос, по которому будет построена диаграмма, нужные поля и т. д.
• Мастер диаграмм в свойстве Источник строк создает запрос, отражающий все ограничения данных, указанные пользователем в диалоговых окнах мастера. (Просмотрите это свойство для вашей диаграммы.)
• Если нужно изменить данные, по которым построена диаграмма, можно изменить запрос в свойстве Источник строк.
• Если нужно изменить внешний вид вставленной диаграммы, в режиме конструктора выполните двойной щелчок по области этой диаграммы. На панели инструментов появятся кнопки для ее изменения, а также выведется запрос, хранящийся в свойстве Источник строк. (Измените внешний вид вашей диаграммы.)
9.3. Импорт электронных таблиц и текстовых документов
Импорт может использоваться для вставки таблиц и текстов, созданных в других приложениях, в готовые отчеты и формы Access, а также для создания базовых таблиц Access на основе таблиц из других приложений.
Вставка электронных таблиц и текстовых документов в формы и отчеты Access
Вставка электронной таблицы MS Excel и текстового документа MS Word производится аналогично вставке рисунков:
если нужно вставить единую для всех записей таблицу, то используется элемент Свободная рамка объекта Панели элементов в режиме конструктора;
если нужно вставить отдельную таблицу (или документ) для каждой записи, то последовательность действий та же, что и для добавления рисунка для каждой записи, то есть сначала в таблицу добавляется поле типа Поле объекта OLE, а затем для каждой записи вставляется объект – таблица MS Excel (документ MS Word).
Задание 39. В MS Excel создайте таблицу, содержащую сведения о кабинетах факультета (номер кабинета, корпус, этаж, количество мест, кафедра). Вставьте эту таблицу в форму и отчет Кафедры с помощью свободной рамки объекта.
Импорт как способ создания таблицы
Еще один важный момент – это импорт электронных таблиц в СУБД в качестве новой таблицы базы данных.
Задание 40. Импортируйте таблицу MS Excel, содержащую сведения о кабинетах (см. зад. 36) в базу данных Факультет под именем Кабинеты. Установите с этой новой таблицей необходимые связи. Для этого:
• В окне базы данных выберите команду Вставка/Таблица. В открывшемся окне Новая таблица отметьте значение «Импорт таблиц». ОК.
• В окне Импорт укажите тип файлов «Microsoft Excel» и выберите нужный файл. Кнопка Импорт.
• Запустится мастер Импорт электронной таблицы. Следуя его указаниям, определите все необходимые параметры новой таблицы. Не задавайте ключевое поле, так как здесь будет необходим составной ключ.
• Откройте новую таблицу Кабинеты в режиме конструктора, измените, если необходимо, тип и свойства полей. Обратите внимание на размер числовых полей. В качестве первичного ключа задайте поля НомерКабинета и Корпус.
• Откройте Схему данных и установите связь с таблицей Кафедры.
9.4. Использование специального элемента Календарь
Элемент управления Календарь – один из элементов ActiveX. Его можно просто вставить в форму или присоединить к полю типа Дата/Время.
Задание 41. Создайте форму Календарь, содержащую одноименный объект.
• Создайте в конструкторе пустую форму с размерами области данных примерно 8 на 6 см.
• Выберите команду Вставка/Элемент ActiveX. Откроется окно Вставка элемента ActiveX.
• В списке выберите значение «Элемент управления Календарь».
• Исследуйте свойства данного элемента управления. Обратите внимание, что из календаря можно убрать списки для выбора месяца и года. Установите по вашему усмотрению параметры шрифта и цвета.
• Для такой формы лучше убрать лишние элементы: кнопки перехода по записям формы и область выделения. Это можно сделать в режиме конструктора через свойства формы.
• Определите, как через свойства обеспечить связь календаря с текущей датой, и сделайте это.
9.5. Экспорт данных из Access
Иногда при работе с базами данных возникает необходимость получить данные в другом формате, например в виде текстового документа или электронной таблицы. В этом случае применяются средства экспорта данных. Экспорт из БД можно осуществить и в текстовые файлы, и в электронные таблицы, и в Web-документы, и в другие базы данных. Экспортировать можно таблицы, запросы и отчеты.
Возможны следующие способы экспорта данных из БД.
1. Командой Файл/Экспорт (нужно выбрать тип файла, место расположения и имя файла)
2. Командой Сервис/Связи с Office. В этом случае можно экспортировать не только полностью всю таблицу или запрос, но и частично – только выделенный фрагмент.
3. Через буфер обмена (Правка/Копировать – Правка/Вставить). В этом случае можно экспортировать часть таблицы или запроса, но невозможно экспортировать отчеты.
Задание 42. Экспортируйте таблицу Преподаватели в таблицу Excel и таблицу Дисциплины в текстовый документ первым способом.
