Access позволяет автоматически создавать отчеты двух форматов:
• Ленточный автоотчет. Автоматически создает простой отчет для выбранной таблицы. В верхней строке располагаются имена полей, а поля каждой записи расположены в строку.
• Автоотчет в столбец. Автоматически создает простой отчет для выбранной таблицы в один столбец: слева имя поля, справа – его значение.
Задание 29. Создайте ленточный автоотчет для таблицы Кафедры.
Чтобы создать Автоотчет, нужно:
• Вызвать диалоговое окно Новый отчет (через меню Вставка/Отчет или кнопку Создать).
• Выбрать вид автоотчета (Автоотчет: ленточный).
• Указать в качестве источника данных таблицу или запрос (Кафедры). ОК.
Примечание. Создать автоотчет можно также из режима просмотра таблицы, выбрав команду Вставка/Автоотчет.
Задание 30. Создайте автоотчет в столбец для запроса ДисциплиныФакультета.
8.2. Использование Мастера отчетов
Мастер отчетов позволяет проконтролировать создание отчета более подробно. Для его вызова можно воспользоваться командой Мастер отчетов в диалоговом окне Новый отчет или командой Создание отчета с помощью мастера в окне базы данных.
В общем случае создание отчета с помощью мастера содержит следующие шаги:
1-й шаг - выбор таблиц и полей, которые нужно включить в отчет (можно выбрать поля из разных таблиц или запросов).
2-й шаг - выбор полей группировки. Отчеты становятся более понятными и структурированными, если данные в них организованы в группы. Группировка – это разделение всех записей по группам, определяемым значением какого-либо поля или выражения. Здесь нужно выбрать одно или несколько полей для группировки, а затем можно определить вид группировки (кнопка Группировка).
3-й шаг - выбор полей и порядка сортировки.
4-й шаг - выбор макета отчета из предложенного списка и выбор ориентации страницы отчета. Список макетов может быть различным в зависимости от того, производилась группировка записей или нет.
5-й шаг - выбор стиля отчета.
6-й шаг - задание имени отчета.
Задание 31. Создайте отчет ПреподавателиПоКафедрам с использованием мастера по таблицам Преподаватели и Кафедры, в котором будут отражены фамилия, имя, отчество, дата рождения, название кафедры и дата принятия на работу преподавателей. Сгруппируйте по кафедрам и отсортируйте по фамилиям.
8.3. Создание отчетов в режиме Конструктора
Конструктор отчетов предусматривает детальную проработку создания отчетов. Процесс создания отчета в этом режиме очень похож на создание форм с помощью конструктора форм. Конструктор отчетов вызывается через диалоговое окно Новый отчет или командой Создание отчета в режиме конструктора в окне базы данных.
Откройте отчет ПреподавателиПоКафедрам в режиме конструктора (рис. 20).
Любой отчет состоит из нескольких разделов (см. табл. 2), количество которых может меняться в зависимости от структуры отчета.
Таблица 2
Название раздела Содержимое раздела Вывод содержимого раздела
Заголовок отчета Название отчета, пояснения к отчету и др. Только в начале первой страницы отчета
Верхний колонтитул Номера страниц, пояснения к страницам отчета и др. Вверху каждой страницы отчета
Заголовок группы Поле группировки, пояснения к группе, поля с групповыми операциями и др. В начале каждой группы записей
Область данных Поля, значения которых будут выведены в основной части отчета Основная часть отчета
Примечание группы Поля с групповыми операциями, пояснения к группе и др. В конце каждой группы записей
Нижний колонтитул Номера страниц, пояснения к страницам отчета и др. Внизу каждой страницы отчета
Примечание отчета Поля с групповыми операциями по всему отчету, пояснения к отчету и др. Только в конце последней страницы отчета
8.3.1. Группировка и сортировка в отчетах
Операцию группировки можно осуществить через окно Сортировка и группировка, вызываемое с помощью меню Вид или одноименной кнопкой на панели инструментов.
Отобразите окно Сортировка и группировка (рис. 18).
Здесь перечисляются поля, по которым осуществляется сортировка и группировка, а также определен порядок сортировки.
Для поля, по которому производится группировка, необходимо свойству Заголовок группы задать значение «Да». Тогда это поле будет помечено специальным значком (рис. 18).
Группировку можно производить по нескольким полям. Кроме того, для группировки можно ввести выражение, содержащее функции.
Для сортировки достаточно выбрать поле и порядок сортировки.
Задание 32. Создайте отчет СтудентыФакультета в режиме конструктора. Произведите группировку по специальностям и подгруппам, а также сортировку по фамилиям.
Откройте конструктор отчетов (без указания конкретной таблицы) и вызовите свойства отчета (рис. 19).
Определите свойство Источник записей (используя кнопку с многоточием), создав запрос, включающий следующие поля: НомерЗачетнойКнижки, Фамилия, Имя, Отчество из таблицы Студенты, КодПодгруппы и Специальность из таблицы Подгруппы. Закройте построитель запросов и окно свойств отчета.
Откройте окно Сортировка и группировка. В нем выберите поле Специальность и установите «Да» в свойстве Заголовок группы. Аналогично поступите для поля КодПодгруппы. Задайте сортировку по возрастанию для поля Фамилия. Закройте окно Сортировка и группировка.
Из списка полей перетащите поля в соответствующие разделы отчета (поле Специальность в раздел Заголовок группы 'Специальность', поле КодПодгруппы – в раздел Заголовок группы 'КодПодгруппы', а остальные поля – в раздел Область данных).
8.3.2. Использование вычисляемых полей в отчетах
Вычисляемые поля в отчетах используются для получения итоговых значений, для проведения специальных вычислений или для изменения формата отчета, например для объединения фамилии и инициалов в одно поле или для установления нумерации объектов.
Для подведения итогов по группам удобно располагать вычисляемые поля в разделе Примечания группы. Для этого в окне Сортировка и группировка (рис. 18) необходимо выбрать значение «Да» для свойства Примечание группы.
После этого в отчете появится раздел Примечание группы (рис. 20), в котором можно размещать вычисляемые поля.
Для создания вычисляемого поля необходимо в режиме конструктора добавить элемент управления Поле. В это поле вручную или через свойства поля при помощи Построителя выражений (рис. 21) внести нужное выражение, начинающееся со знака «=».
Вычисляемые поля в отчетах могут содержать функции и формулы. Функции для подведения итогов аналогичны функциям, которые используются для создания аналитических запросов.
Задание 33. Добавьте в отчет ПреподавателиПоКафедрам информацию о количестве преподавателей на каждой кафедре.
• Откройте отчет в конструкторе и отобразите область Примечание группы 'Кафедры'.
• Добавьте в область примечания элемент управления Поле, вызовите его свойства.
• На вкладке Данные в одноименном свойстве вызовите Построитель выражений и составьте выражение с использованием статистической функции Count для подсчета количества фамилий (=Count([Фамилия])).
Задание 34. Добавьте в отчет СтудентыФакультета информацию о количестве студентов в каждой подгруппе и по каждой специальности. Начните каждую специальность с новой страницы, добавив в раздел Примечания группы элемент управления Разрыв страницы, пронумеруйте страницы (Вставка/Номера страниц).
9. Интеграция Access с другими компонентами MS Office
Для такой интеграции наиболее часто используются технологии OLE и ActiveX.
OLE (Object Linking and Embedding – связывание и внедрение объектов) – это протокол, обеспечивающий обмен данными между приложениями. OLE предоставляет возможность связывания или внедрения объектов одних приложений в файлы других приложений. При связывании объекта с составным документом в него добавляются данные для представления объекта и указатель на исходный файл объекта. Если пользователь обновляет исходный файл объекта, то обновляется и представление объекта в составном документе. Но при изменении местоположения исходного файла объекта или составного документа исходный файл становится недоступным, связь разрывается. При внедрении объектов в файл составного документа в него вносятся и данные о представлении объекта, и данные, необходимые для его редактирования внутри составного документа. Это влечет увеличение объема файла составного документа.
Технология ActiveX построена на специальных элементах управления, которые называются ActiveX. Эти элементы являются облегченной (малоразмерной) 32-разрядной версией элементов управления OLE.
Задумав приобрести карты оплаты для своей любимой интернет-игры, не сомневаясь загляните в Игромагаз!
